Этапы управленческого контроля
Как неотъемлемая часть деятельности организации, контроль является непрерывным процессом, который состоит из четырёх основных этапов.
Для многих показателей деятельности установить стандарты сравнительно легко, потому что они поддаются количественному измерению (например, стоимость материалов, объем продаж, прибыль и т.п.). Но некоторые цели организаций количественно выразить невозможно, и приходится прибегать к их опосредованной количественной характеристике через измерение других, связанных с ними показателей (например, использование количества увольнений для оценки степени удовлетворенности работой).
3 этап. Сравнение фактических результатов полученных в ходе контроля с установленными нормативными показателями (стандартами).На этапе сопоставления достигнутых результатов с установленными стандартами в итоге решается вопрос, соответствуют первые вторым или нет. Под соответствием не понимается точное совпадение, так как оно в реальной действительности встречается крайне редко. Речь идет о том, что стандарты всегда должны предусматривать некоторые допустимые отклонения, иметь так называемы верхние и нижние границы. Если существует явный выход за установленные пределы, необходимы корректирующие действия по приведению фактических результатов в соответствие с принятыми стандартами.
Так же может возникнуть необходимость корректировки самих стандартов, как в сторону понижения, так и в сторону повышения. Чаще всего существенные отклонения фактических результатов от стандартов имеют место из-за того, что последние оказались реально невыполнимыми. Стандарты устанавливаются на основе планов, и слабое обоснование планов ведет к появлению недостижимых стандартов. Они (как и сами планы) нуждаются в пересмотре в сторону понижения. Когда наблюдается стойкое превышение фактическими результатами стандартов, есть все основания для пересмотра стандартов в сторону повышения.
Чтобы управленческий контроль выполнял поставленную перед ним задачу способствования достижению целей организации, он должен обладать рядом определённых характеристик, а именно:
· Стратегической направленностью контроля, котораяявляется одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по выделенным стратегическим направлениям, деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять значительно реже, так как контроль за мелкими операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей.
· Ориентация на результаты.Конечная цель контроля — не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие изменения. Процесс контроля считается эффективным, только если организация фактически достигает поставленных целей и способна определить для себя новые цели, которые позволят ей развиваться дальше.
· Своевременность контролязаключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклонения, прежде чем они примут серьезные размеры.
· Простота контроля.Как правило, самой эффективной является система контроля, наиболее простая в применении для решения задач, для которых она предназначена. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Эффективная система контроля должна создаваться с учётом потребностей ми возможностей людей для которых она предназначена.
Контрольные вопросы и задания
1. Раскройте определение организационного контроля.
2. Что выступает в качестве объекта контроля?
3. Сформулируйте, что является предметом контроля.
4. Опишите основные функции контроля в системе управления организацией.
5. Какие основные виды контроля применяются в системе управления организацией?
6. Перечислите основные этапы организационного контроля.
7. Что понимается под стандартами контроля?
8. Приведите несколько примеров показателей результативности, которые характеризовали бы цели любой произвольно выбранной организации.
9. Перечислите основные характеристики эффективного контроля.
Тест по теме 7
1. Процесс контроля состоит из:
a) установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок;
b) проверки состояния контролируемого объекта и оказания помощи контролируемому объекту;
c) соотнесения контрольных показателей организации с требованиями внешней среды и обеспечения тем самым продвижения к целям организации.
a) произведены первые затраты ресурсов;
b) фактически выполнена программа или часть ее;
c) руководители сформулировали цели и задачи и создали организацию.
a) собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы;
b) установить отклонения и осуществить корректирующие действия;
c) не только проверить состояние контролируемого объекта, но и оказать действенную помощь.
4.Сама организация выступает в качестве:
a) субъекта контроля;
b) объекта контроля;
c) предмета контроля;
d) основной цели контроля.
5. Изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выступает в качестве:
a) диагностической функции контроля;
b) информационной функции контроля;
c) корректирующей функции контроля;
d) коммуникационной функции контроля.
6. Какой вид контроля выделяют исходя из осуществляемой деятельности:
7. Какой вид контроля проводится после того, как работа выполнена:
8. Какой вид контроляосуществляют представители вышестоящей организации — материнской компании, управляющей структуры холдинга и т. д:
9. На каком этапе контроля осуществляется выработка стандартов:
10. Какие действия могут осуществляться на последнем этапе контроля:
a) корректирующие действия;
b) корректировка самих стандартов;
c) отсутствие каких-либо действий;
d) все вышеперечисленные.
8.1. Понятие, виды, цели и основные способы коммуникаций
Коммуникации в менеджменте выступают в качестве связующего процесса, пронизывающего насквозь все управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. В качестве общепринятого определения коммуникаций выступает следующее: коммуникации – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми.
Существует множество видов коммуникаций: массовые (телевидение, радио, Интернет, почта и т.д.), межкультурные, маркетинговые и т.д. В менеджменте имеют место управленческие коммуникации (обмен информацией в сфере управления).
Понятие информации и коммуникаций взаимосвязано, но коммуникации включают и то, что передаётся (информацию) и то, как передаётся.
Информация – (от латинского «information», разъяснение, изложение, осведомлённость) – это сведения о чём-либо не зависимо от формы их представления. В бытовом смысле информация — сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством. В процессе коммуникации информация передаётся от одного субъекта к другому.
Управленческие коммуникации подразделяются на два основных вида: межличностные и организационные.
Процессы коммуникаций, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчинёнными.
Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей.
· с внешней средой – это информационное взаимодействие с существующими потребителями и потенциальными клиентами, с общественностью, с конкурентами, поставщиками и партнёрами, с органами государственного регулирования.
· коммуникации внутри организации — это информационное взаимодействие в рамках организации, которое может быть формальным: межуровневые коммуникации, горизонтальные коммуникации «руководитель-подчинённый», коммуникации между руководителем и рабочей группой и неформальным.
Содержание каждого из перечисленных выше видов коммуникаций дано в таблице 9.
· руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации (от 75 до 95% своего времени);
· коммуникации необходимы для эффективности управления;
· искусство коммуникаций необходимо также для того, чтобы выразить действительность авторитета и воли руководителя;
· хорошо налаженные организации содействуют обеспечению организационной эффективности.
Выделяют основную и дополнительные цели коммуникаций.
Основная — помогает обеспечить понимание информации (сообщения), которой обменивается отправитель и получатель.
Дополнительные — совершенствуют межличностные отношения в процессе обмена информацией, создают информационные каналы для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координация их задач и действий, регулируют информационные потоки.
Существуют следующие основные способы коммуникаций:
· разговорные (устные, вербальные – языковые, речевые средства);
· письменные (письма, распоряжения, статьи, объявления и т. п.);
· невербальные (тон речи, пауза, акцентированное внимание, телодвижение), используются, как правило, чтобы усилить вербальные коммуникации.
Эффект большинства посланий создаётся невербальной информацией: 37% интонацией голоса, 55% выражением лица. Невербальные способы коммуникаций подразделяются на две группы: атрибуты речи (интонации, модуляция голоса, ритм речи) и воспринимаемые на слух, и, воспринимаемые только зрительно (мимика, жесты, позы).
Достоинства устных средств коммуникаций:
·повышенная оперативность обратной связи;
·способствует обмену идеями и мнениями;
·имеет менее официально — бюрократический характер;
·позволяет почувствовать эмоциональное восприятие собеседника;
·возможность передать не только информацию, но и отношение к ней.
Преимущества письменных средств коммуникаций:
· возможность более тщательной подготовки и обдумывания сообщения;
· мнение адресата не влияет на выражение собственного мнения;
· возможность обращения к первоисточнику для проверки информации;
· возможность сэкономить время при необходимости общения с большим числом людей.
Без коммуникаций невозможна совместная деятельность, а также управление, поскольку оно использует уже сложившиеся формы коммуникации и создаёт те формы коммуникаций, которые облегчают как совместную деятельность, так и управление ею. При этом эффективными считаются лишь те коммуникации, которые оказывают влияние на процесс управления.
Мы поможем в написании ваших работ!
2 Этапы процесса контроля
Этап 1. Выработка стандартов, нормативов и критериев контроля. На данном этапе происходит разработка и утверждение параметров организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и перспективы развития. Это стандарты, нормы, нормативы, планы, критерии, обобщенно цели. Цели разрабатывают в форме показателей результативности и нормативов контроля, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
К наиболее важным нормативам относят поддающиеся контролю цели и задачи деятельности, основные из которых определяются нормативно-правовыми актами, регулирующими деятельность организации. Часть целей и задач, но уже в более конкретном выражении содержится в решениях субъектов управления по выполнению Названных нормативных правовых актов, планах деятельности организации и ее подразделений. Соответствие контролируемой деятельности этим целям и задачам — один из важных критериев ее оценки.
Достаточно просто устанавливаются показатели результативности для величин, поддающихся количественному измерению, в частности прибыли и объема продаж. Так, в качестве одной из целей может быть определена конкретная цифра получения прибыли в следующем году. Некоторые важные цели не поддаются количественному выражению, в их числе повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводят различные обследования и опросы, выражают цель через другие показатели. Например, сокращение числа увольнений обычно свидетельствует о высокой степени удовлетворенности персонала работой.
В некоторых сферах за норматив контроля может приниматься наличие и использование имеющихся сил и средств, а также методов, применяемых для решения стоящих перед организацией задач. Требования, касающиеся допустимых оснований, условий, порядка проведения конкретной деятельности, также могут содержаться в соответствующих нормативно-правовых актах.
Необходимое условие для последующего сравнения результатов со стандартами деятельности — своевременное доведение ин формации об установленных стандартах и критериях оценки до сведения персонала организации.
Этап 2. Подготовка к проведению контроля предполагает конкретизацию объекта и предмета контроля. Определение масштаба контроля. Формирование временных рабочих коллективов или назначение должностных лиц, которым поручается контроль, распределение между ними функций или заданий. Уточнение нормативов контроля, выбор наиболее рациональных для данного объекта форм и методов контроля. Предварительное ознакомление субъектов контроля с условиями и результатами деятельности подлежащего контролю объекта. Разработку плана контроля и его утверждение субъектом менеджмента, принявшим решение о проведении мероприятия.
Этап 3. Измерение результатов работы организации — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. Условие качественного выполнения этого процесса — выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. Измерение обычно делается выборочным, оно должно в полной мере соответствовать установленным стандартам, нормам и плановым заданиям.
Этап 4. Сопоставление реальных результатов со стандартами и критериями дает возможность установить имеющиеся отклонения в ту или иную сторону, выявить значимые факторы и условия. На этом этапе оказывают помощь объектам контроля в устранении выявленных недостатков, определении мероприятий по улучшению деятельности, готовят предложения для включения в итого вые документы по результатам контроля.
Важно знать, что выгоды от применения системы контроля должны превышать затраты на его проведение. В этой связи высокая степень контроля не всегда означает его эффективность. Если масштаб контроля завышен, то возникающие первоначально небольшие отклонения могут перерасти в крупную проблему для организации еще до фиксации их системой контроля. Если же, наоборот, масштаб контроля занижен, организация будет бурно реагировать и на очень незначительные отклонения, что потребует непроизводительных затрат времени и сил, будет дезорганизовывать работу. В конечном итоге контроль может стать для организации разорительным. Проведение измерений — не самоцель: в коммерческой деятельности контрольные измерения проводят ради увеличения прибыли, а не для того, чтобы как можно точнее установить, что происходит на самом деле.
По результатам контроля возможны следующие решения: не вмешательство в работу подконтрольного объекта; устранение возникших отклонений от исполнения решения; пересмотр и изменение стандартов и нормативов деятельности. В первом случае фактически достигнутые результаты совпадают с запланированными. Во втором случае следует установить причины отклонений, добиться их устранения и создать условия для осуществления деятельности в соответствии с установленными стандартами и нормативами. Для этого необходимо изменение некоторых внутренних переменных. Третий случай означает необходимость пересмотра планов, стандартов и нормативов, нереалистичных в сложившихся условиях. Это может произойти вследствие того, что планы были оптимистичные, а требования соответствующих стандартов выполнить невозможно. В таком случае стандарты пересматривают в сторону понижения.
Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это нередко случается в успешно работающих организациях, но может свидетельствовать и о невысоком уровне планирования — о том, что план изначально был ненапряженным.
По итогам контроля делают окончательные выводы о состоянии объекта и степени его соответствия действующим требованиям, подготавливают итоговые документы, а также доводят результаты проверки до контролируемых. Эта стадия управленческого контроля служит основой для корректирующих воздействий, а также оценки деятельности.
Процесс контроля нарисовать блок-схемой
