Понятия
«информация» и «документ».
Основу деятельности любого предприятия
или организации составляет работа с
информацией — ее получение, обработка,
принятие каких-либо решений и их
исполнения. Информация — это сведения
о лицах, фактах, событиях и явлениях,
вне зависимости от формы ее представления.
Информация
имеет большое значение, так как на ее
основе принимаются решения, зависящие
от полноты информации, ее достоверности
и своевременности предоставления.
Документ
(от лат. «документум» — свидетельство)
— это материальный носитель данных с
записанной на нем информацией,
предназначенный для ее передачи во
времени и пространстве. Документы могут
содержать изображения, тексты, звуки и
другую информацию.
Документирование
— процесс записи информации на различных
носителях по установленным правилам.
Документы обеспечивают закрепление,
сбор и обработку информации, передачу
и использование информации, а также ее
хранение.
Позже,
в 1950 — 1990-е гг. слово «документ» трактуется
в нескольких смыслах, как в узком, так
и в широком. Таким образом, при употреблении
термина «документ» необходимо уточнять,
какое именно значение вкладывается в
него в данном конкретном случае.
Началом
передачи данных было предметное
документирование. Предметы, окружавшие
первобытного человека, наделялись
особым значением, символизировали
понятия и явления. Например, стрела —
символ войны.
Позже
появилось рисуночное, или пиктографическое,
письмо (от лат. «пиктус» — писаный
красками, греч. — «графо» — пишу). Это были
изображения на стенах пещер и скалах,
в основном иллюстрирующие события из
жизни племени (рис. 1.1).
Первоначально
каждый рисунок передавал какое-либо
событие. С течением времени рисунки
упрощались, в какой-то мере стандартизировались
и заменялись знаками, обозначающими
слова. Позже знаками стали обозначать
слога, а потом и отдельные буквы. Так
возникла иероглифическая система (рис.
1.2). Постепенно рисунки становились
схематичными, появилась скоропись. У
египтян рисунки скорописи были округлыми,
волнистыми, у шумеров — заостренными,
угловатыми (клинопись). Так, независимо
друг от друга в разных частях мира
зарождались различные системы
письменности.
В
Европе (на острове Крит и в Древней
Греции) и на Среднем Востоке письменность
появилась на несколько столетий позже,
а в Китае — только во II тысячелетии до
н. э.
Различные
виды письменности господствовали в
странах Востока три тысячелетия, но
потом их вытеснила более простая и
удобная система — финикийская и восходящая
к ней арамейская, затем греческая и др.
Финикийцам,
как торговому народу, нужна была простая
и удобная письменность для составления
коммерческих документов и они создали
слоговое письмо, состоящее из 22 знаков.
Самые древние найденные финикийские
надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX
века до н. э. финикийское письмо быстро
распространилось во многих странах и
заимствовалось греками, арабами, евреями.
Греки
преобразовали финикийское письмо и
создали алфавит, где каждый знак
обозначает не слово или слог, а определенный
звук (звуковая система). Развитие и
преобразование знаков показано на рис.
1.3.
Кириллица
(славянская азбука) была создана на
основе греческого алфавита, а затем
реформировалась на протяжении XVI — XIX
веков. Современный русский алфавит —
результат реформ и постепенного
исключения неиспользуемых греческих
букв.
Таким
образом, все системы письменности
делятся на три типа:
С
течением времени древние системы
письменности вытеснялись и заменялись
другими. И сегодня часть документов не
расшифрована (например, не прочитан
текст ни одной из пятнадцати деревянных
дощечек, найденных на острове Пасхи).
Все
ранние документы, дошедшие до нашего
времени, представляют огромную
научно-историческую ценность как
культурное наследие. С их помощью
становится возможным больше узнать о
жизни древних народов и цивилизаций.
Материальные носители информации —
предметы, устройства и приборы, и др.
формы материи, способные фиксировать
(регистрировать), сохранять и отображать
информацию.
В зависимости от качественных
характеристик, а также от способа
документирования, их можно классифицировать
следующим образом:
— фотографические носители;
— носители механической звукозаписи;
— магнитные носители;
— оптические (лазерные) диски и другие
перспективные носители информации.
Понятие «носитель информации»
основано на двуединстве информации
(сведений) и материального носителя (в
виде символов, знаков, букв, волн и т.
д.). Сведения «закрепляются» на
материальном носителе и тем самым
обособляются от создателя информации.
В итоге мы получаем в качестве
зафиксированной информации книгу,
статью в журнале, картину, кинофильм,
банк данных или иной массив документов
(данных) на бумажном носителе.
Историческими вехами на пути развития
средств хранения информации явились
создание письменности, изобретение
сначала папируса, потом – пергамента
и бумаги, а затем и книгопечатания. Такие
основанные на использовании этих
открытий носители информации, как книги,
деловые бумаги, газеты и журналы, остаются
актуальными и в наши дни. Кроме них, в
XIX – XX веках появились новые носители
информации: фотографии, кинопленки,
граммофонные пластинки, магнитная
лента, компакт-диски, гибкие магнитные
диски, электронные микросхемы и
многое-многое другое.
Сама информация не выступает достаточным
признаком документа. Материальная
составляющая — одно из двух необходимых
и обязательных слагаемых документа,
без которого он существовать не может.
Материальная составляющая документа
— это его вещественная (физическая)
сущность, форма документа, обеспечивающая
его способность хранить и передавать
информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющую документа
определяет материальный носитель
информации — материальные объекты, в
которых сведения (данные) находят свое
отражение в виде символов, образов,
сигналов, технических решений и процессов.
Согласно «ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»,
носитель документированной информации
— это «материальный объект, используемый
для закрепления и хранения на нем
речевой, звуковой или изобразительной
информации, в том числе в преобразованном
виде». Предназначенность информации
для хранения и передачи в пространстве
и времени обусловливает её специфическую
материальную конструкцию, представленную
в виде книг, газет, буклетов, микрофиш,
фильмов, дисков, дискет и т. п.
Информация, содержащаяся в документе,
обязательно закреплена на каком-то
специальном материале (бумага, кино-,
видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем
определенную форму носителя (лента,
лист, карточка, барабан, диск и т. п.).
Кроме того, информация всегда фиксируется
каким-либо способом записи, предусматривающим
наличие средств (краска, тушь, чернила,
красители, клей и т п.) и инструментов
(ручка, печатный станок, видеокамера,
принтер и т. П.
Носители информации самым тесным образом
связаны не только со способами и
средствами документирования, но и с
развитием технической мысли. Отсюда —
непрерывная эволюция типов и видов
материальных носителей.
Древнейшие материальные носители
информации
Появление первых
документов, т.е. зафиксированной на
различных носителях информации, относится
примерно к 30 веку до н.э. Тогда, носителем
информации служили стены пещер.
Разновидностью материальных носителей
информации являются так же ракушечные
и узелковые письма индейцев Северной
и Южной Америки.
Шумеры писали на
глиняных дощечках. Самым распространённым
материалом для письма в Древнем Египте
был папирус – прообраз современной
бумаги.
Свои книги и кодексы греки, а за ними и
римляне стали писать на деревянных или
костяных дощечках, покрытых воском.
Писали по воску стилусом (от греч.
«stylos» — палочка) – заострённым
стержнем из металла или дерева.
Письмо по воску было заимствовано
различными народами и просуществовало
около 18 веков практически без изменения,
пока англосаксы не изобрели пергамент.
Пергамент появился примерно в 3 веке до
н.э. Это была особым способом обработанная
кожа молодых животных (в основном
телячья). Пергаментные листы были
плотными и жёсткими, в основном стягивались
переплётом с металлическими застёжками.
Благодаря своей прочности этот материал
использовался также довольно долго. С
удешевлением и всё более широким
распространением пергамента появилась
потребность в создании и общедоступного
пишущего инструмента. Им стало определённым
образом заточенное гусиное перо.
В Древней Руси первыми документами
стали берестяные грамоты. Новгородские
русичи в 10-13 в.в. н.э. продавливали текст
документов на бересте – верхнем слое
берёзовой коры. После неё практически
до конца 14 века основным материалом для
письма на Руси служил пергамент, который
привозили из Греции и ганзейских городов.
Самой древней формой документа на Руси
была грамота – отдельный лист пергамента
шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см.
Размеры документа могли быть различными
за счёт подклейки следующих листов.
Документы писались сплошным тестом,
без разделения на отдельные слова. После
того как документ утрачивал свою
ценность, текст счищали, а дорогостоящий
материал использовали снова для записи
информации. Таким образом, носитель мог
использоваться несколько раз.
В 1700 г. Петр I для особо важных документов
вводит в обращение гербовую бумагу,
чуть позже разрабатывает «генеральные
формуляры» — образцы, по которым
следовало составлять текст документов,
и вводит иностранные названия видов
документов (регламент, инструкция,
резолюция, рапорт, реляция и т.д.).
Современный, самый распространённый
носитель информации – бумага – появился
тоже очень давно : во 2 веке н.э. в Китае.
Долгое время секрет её производства
строго охранялся. Первоначально бумага
изготавливалась из натуральных
растительных волокон (риса, бамбука и
пр.). Растёртые в воде волокна растений
пропитывались животным клеем, сушились
на воздухе и прессовались. В Индии,
Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу
делали из переработанного тряпья. Она
так и называлась – тряпичная бумага.
Тряпичная бумага ручной выработки
выпускалась примерно до конца 18 века.
За это время в процесс производства
вводились новшества : использование
наполнителей для уменьшения прозрачности
бумаги, замена животного клея канифольным,
отбеливание хлорной известью цветного
тряпья и др. С середины 19 века в Европе
начали использовать более дешёвую
бумагу на основе древесины ( из древесной
целлюлозы, а затем из древесной массы).
Тексты на таких носителях как папирус,
пергамент и бумага писались обычно
чёрными чернилами. Развитие технического
прогресса в области производства бумаги,
книгопечатания, копирования текста
сделало бумажные документы дешёвыми и
общедоступными. И сейчас под словом
«документ» большинство людей
традиционно подразумевают текст или
изображение на бумаге.
Механические носители информации
С появлением новых технических
возможностей, технологий и материалов
в конце 19 – начале 20 века стали создаваться
документы на принципиально новых
носителях. Это кинофильмы, диафильмы,
диапозитивы, грампластинки, фотодокументы.
Содержащуюся в них информацию стали
воспроизводить с помощью различных
технических средств. Все эти документы
называются кинофотофонодокументами.
К фотодокументам относят диапозитивы
(слайды) и фотографии. Фотография – это
светозапись, снимок, полученный
фотографическим способом на
светочувствительной пластине, плёнке
или бумаге. Фотография может быть
чёрно-белой или цветной, на различных
основах – гибкой полимерной (фотоплёнка),
жёсткой (металл, стекло, пластмасса) и
бумажной (фотобумага), статической
(собственно фотография) и динамической
(кинематография). К кинодокументам
относят диафильмы (немые тематически
подобранные кадры на рулонной киноплёнке),
кинофильмы (динамичные фотоизображения
на киноплёнке) и видеофильмы (динамичные
изображения на магнитной плёнке или
оптическом диске).
Фонодокументы – это то же, что
аудиодокументы. К фонодокументам относят
фонограммы. Фонограмма — документ с
записью звуков (речи или музыки).
Материальным носителем фонограммы
может быть граммофонный или виниловый
диск, магнитная лента, кассета с магнитной
видеофонограммой, оптический диск.
Грампластинка — это пластмассовый
штампованный или литой диск, запись на
который производится с помощью прорезания
канавок определенной глубины и профиля,
которые соответствуют колебаниям
звуковых частот.
Электронные носители информации
Технология записи информации на магнитные
носители появилась сравнительно недавно
— примерно в середине 20-го века (40-ые —
50-ые годы). Но уже несколько десятилетий
спустя — в 60-ые — 70-ые годы — это технология
стала очень распространённой во всём
мире.
Компа́кт-кассе́та (аудиокассе́та
или просто кассе́та) — носитель информации
на магнитной ленте, во второй половине
XX века — распространённый медианоситель
для звукозаписи. Применялся для записи
цифровой и аудиоинформации. Впервые
компакт-кассета была представлена в
1964 году компанией Philips. По причине своей
относительной дешевизны долгое время
(с начала 1970-х по 1990-е годы) компакт-кассета
была самым популярным записываемым
аудионосителем, однако, начиная с 1990-х
годов, была вытеснена компакт-дисками.
По технологии применения оптические,
магнитооптические и цифровые компакт-диски
делятся на 3 основных класса:
1. Диски, допускающие однократную запись
и многократное воспроизведение сигналов
без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM —
Write-Once, Read-Many — один раз записал, много
раз считал). Используются в электронных
архивах и банках данных, во внешних
накопителях ЭВМ.
2. Реверсивные оптические диски,
позволяющие многократно записывать,
воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW,
CD-E). Это наиболее универсальные диски,
способные заменить магнитные носители
практически во всех областях применения.
3. Цифровые универсальные видеодиски
DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с
большой ёмкостью (до 17 Гбайт).
Передача документированной информации
во времени и пространстве непосредственно
связана с физическими характеристиками
её материального носителя. Чем долговечнее
материальный носитель, то, как правило,
тем дороже его стоимость.
1 Носитель информации как материальная составляющая документа
Сама
информация не выступает достаточным
признаком документа. Материальная
составляющая — одно из двух необходимых
и обязательных слагаемых документа,
без которого он существовать не может.
Материальная
составляющая документа — это его
вещественная (физическая) сущность,
форма документа, обеспечивающая его
способность хранить и передавать
информацию в пространстве и времени.
Материальную
составляющую документа определяет
материальный носитель информации —
материальные объекты, в которых сведения
(данные) находят свое отражение в виде
символов, образов, сигналов, технических
решений и процессов.
Согласно
“ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения”, носитель
документированной информации – это
“материальный объект, используемый
для закрепления и хранения на нем
речевой, звуковой или изобразительной
информации, в том числе в преобразованном
виде”.
Предназначенность
документа для хранения и передачи
информации в пространстве и времени
обусловливает его специфическую
материальную конструкцию, представленную
в виде книг, газет, буклетов, микрофиш,
фильмов, дисков, дискет и т. п.
Эта
специальная конструкция обеспечивает
выполнение документами их главной
функции, давая возможность быть удобными
для перемещения в пространстве,
устойчивыми для хранения информации
во времени, приспособленными для
физиологических возможностей чтения
сообщения.
Информация,
содержащаяся в документе, обязательно
закреплена на каком-то специальном
материале (бумага, кино-, видео-, аудио-,
фотопленка и т. п.), имеющем определенную
форму носителя (лента, лист, карточка,
барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация
всегда фиксируется каким-либо способом
записи, предусматривающим наличие
средств (краска, тушь, чернила, красители,
клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный
станок, видеокамера, принтер и т. п.). 6
Материальная
основа документа — совокупность
материалов, использованных для записи
сообщения (текста, звука, изображения)
и составляющих носитель информации. В
зависимости от материальной основы
документы делятся на две большие группы:
естественные и искусственные. Искусственные
в свою очередь подразделяются на бумажные
документы и документы на небумажной
основе — полимерные документы
(полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).
Наиболее
массовым типом являются носители на
бумажной основе. Большинство современных
документов, функционирующих в обществе,
выполнены на бумажной основе или
заменителях бумаги. Их называют бумажными,
т. е. имеющими бумажный носитель.
В
этих носителях информация отображается
в виде символов и образов. Такая информация
отнесена к разряду документированной
информации и представляет собой различные
виды документов.
К
бумажным относятся деловые документы,
научно-техническая документация, книги,
журналы, газеты, рукописи, карты, ноты,
изоиздания, перфоленты, перфокарты и
др.
Бумага
соответствует многим требованиям:
относительно проста в изготовлении,
доступна, в меру прочна, достаточно
долго хранится и позволяет легко
фиксировать информацию. Самое ценное
качество бумаги — она позволяет
тиражировать информацию. Массовое
распространение информации с помощью
книгопечатания стало возможным лишь в
результате промышленного изготовления
бумаги.
Появление
искусственных носителей на полимерной
основе (шеллак, полихромвинил,
полупроводник, биомасса) пополнило
видовое разнообразие документов,
способных нести звуковую речь, музыку,
движущееся и объемное изображение. Были
созданы грампластинки, магнитные пленки,
фото- и кинопленки, магнитные и оптические
диски — материальные носители такой
информации, которая не может быть
зафиксирована на бумаге.
К
полимерно-пленочным документам относятся:
кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм),
фотодокументы (диапозитив, микрофильм,
микрокарта, микрофиша), фонодокументы
(магнитные фонограммы для записи
изображения и звука), документы для
использования в ЭВМ (перфоленты).
Группу
полимерно-пластиночных документов
составляют: гибкий магнитный диск,
магнитная карта, гибкая и жесткая
грампластинка, оптический диск — как
жесткий, так и мягкий.
Передача
документированной информации во времени
и пространстве непосредственно связана
с физическими характеристиками её
материального носителя. Документы,
будучи массовым общественным продуктом,
отличаются сравнительно низкой
долговечностью. Во время своего
функционирования в оперативной среде
и особенно при хранении они подвергаются
многочисленным негативным воздействиям,
вследствие перепадов температуры,
влажности, под влиянием света, биологических
процессов и т.д.
Поэтому
не случайно проблема долговечности
материальных носителей информации во
все времена привлекала внимание
участников процесса документирования.
Уже в древности наблюдается стремление
зафиксировать наиболее важную информацию
на таких сравнительно долговечных
материалах, как камень, металл.
В
процессе документирования наблюдалось
стремление использовать качественные,
стойкие краски, чернила.
Однако,
решая проблему долговечности, человек
сразу же вынужден был заниматься и
другой проблемой, заключавшейся в том,
что долговечные носители информации
были, как правило, и более дорогостоящими.
Поэтому постоянно приходилось искать
оптимальное соотношение между
долговечностью материального носителя
информации и его стоимостью. Эта проблема
до сих пор остаётся весьма важной и
актуальной.
Наиболее
распространённый в настоящее время
материальный носитель документированной
информации – бумага – обладает
относительной дешевизной, доступностью,
удовлетворяет необходимым требованиям
по своему качеству и т.д. Однако в то же
время бумага является горючим материалом,
боится излишней влажности, плесени,
солнечных лучей, нуждается в определённых
санитарно-биологических условиях.
Использование недостаточно качественных
чернил, краски приводят к постепенному
угасанию текста на бумаге.
В
конце 20-го века с развитием компьютерных
технологий и использованием принтеров
для вывода информации на бумажный
носитель вновь возникла проблема
долговечности бумажных документов.
Дело в том, что многие современные
распечатки текстов на принтерах
водорастворимы и выцветают. Более
долговечные краски, в частности, для
струйных принтеров, естественно, являются
и более дорогими, а значит – менее
доступными для массового потребителя.
Материальные носители документированной
информации требуют, таким образом,
соответствующих условий для их хранения.
Таким
образом, под материальной составляющей
документа имеют в виду: 1) материальную
основу документа; 2) форму носителя
информации и 3) способ документирования
или записи информации.
Носители
информации самым тесным образом связаны
не только со способами и средствами
документирования, но и с развитием
технической мысли. Отсюда – непрерывная
эволюция типов и видов материальных
носителей.
Классификация
документов на современных носителях
информации
Информатизация
общества, бурное развитие микрографии,
компьютерной техники и проникновение
ее во все сферы человеческой деятельности
определили появление документов на
небумажных носителях информации.
Эти
документы в отличие от традиционных,
т. е. бумажных, как правило, требуют для
воспроизведения информации использования
технических средств. К этой группе
принадлежат документы в виде фильмов,
микрофиш, звуковых магнитных записей,
а также в виде дискретных носителей для
компьютерного чтения (дисков, дискет)
и т. п.
Носители
информации на перфолентах, перфокартах,
магнитных и оптических носителях, а
также прочие документы, предназначенные
для перевода на другую языковую систему,
принято относить к группе матричных
документов. Документы на эти носителях
информации, как правило, не поддаются
непосредственному восприятию, считыванию.
Информация
хранится на машинных носителях, а часть
документов создается и используется
непосредственно в машиночитаемой форме.
По
предназначенности для восприятия
рассматриваемые документы относятся
к машиночитаемым. Это документы,
предназначенные для автоматического
воспроизведения находящейся в них
информации. Содержание таких документов
полностью или частично выражено знаками
(перфорация, матричная магнитная запись,
матричное расположение знаков, цифр и
т. п.), приспособленными для автоматического
считывания. Информация записывается
на перфорационных картах или лентах,
магнитных лентах, картах, дискетах,
специальных бланках и подобных носителях.
Документы
на современных носителях информации
относятся к классу технически-кодированных,
содержащих запись, доступную для
воспроизведения только с помощью
технических средств, в том числе
звуковоспроизводящей, проекционной
аппаратуры или компьютера.
Из
всего массива существующих документов
рассматриваемая группа выделяется по
способу записи и считывания информации.
В соответствии с этим признаком документы
на новейших носителях информации делят
на:
• документы
на перфорированных носителях информации
(перфорированные документы), в состав
которых входят перфокарты, перфоленты,
апертурные карты;
• документы
на магнитных носителях информации
(магнитные документы), в состав которых
входят магнитные ленты, магнитные карты,
магнитные диски гибкие (дискеты) и
жесткие, а также видеодиски;
• документы
на оптических носителях информации
(оптические документы), группу которых
составляют микрографические документы
(микрофильмы, микродиски, микрокарты)
и оптические диски;
• документы
на голографических носителях информации
(голографические документы). К ним
относят голограммы.
По
характеру связи документов с
технологическими процессами в
автоматизированных системах различают:
• машинно-ориентированный
документ, предназначенный для записи
и считывания части содержащейся в нем
информации средствами вычислительной
техники (заполненные специальные формы
бланков, анкет и т. п.);
• машиночитаемый
документ, пригодный для автоматического
считывания содержащейся в нем информации
с помощью сканера (текстовые, графические
и другие виды записи, почтовый индекс);
• документ
на машиночитаемом носителе, созданный
средствами вычислительной техники,
записанный на машиночитаемый носитель:
магнитную ленту (МЛ), магнитный диск
(МД), дискету, оптический диск и т. п. —
и оформленный в установленном порядке;
• документ-машинограмма
(распечатка), созданный на бумажном
носителе с помощью средств вычислительной
техники и оформленный в установленном
порядке;
• документ
на экране дисплея, созданный средствами
вычислительной техники, отраженный на
экране дисплея (монитора) и оформленный
в установленном порядке;
• электронный
документ, содержащий совокупность
информации в памяти вычислительной
машины, предназначенный для восприятия
человеком с помощью соответствующих
программных и аппаратных средств.
