Автоматизированная система управления: магистерская диссертация АСУ ТП — скачать пример работы на тему и купить готовую на заказ на сайте

Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические обоснование использования автоматизированной системы документооборота в учебном процессе
1.1. Понятия автоматизированной системы управления
1.2. Автоматизированная система в образовании
1.3 Основные требования делопроизводства в образовательном учреждении
Глава 2. Модуль «Документооборот» как средство автоматизации делопроизводства
2.1. Основные направления делопроизводства
2.2. Этапы внедрения модуля «Документооборот» в образовательном учреждении
2.3. Результаты опытно-экспериментальной работы
Заключение
Список использованных источников

Введение

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в любой сфере человеческой деятельности, сфера образования также не является исключением. Необходимость автоматизации процессов управления в сфере образования объясняется задачами облегчения труда персонала, следовательно, повышения эффективности работ по составлению различных отчетов и ведомостей и их обработке, а также обработке и хранению различных данных.

На современном этапе автоматизации наиболее перспективным является автоматизация планово — управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В условиях модернизации образования процесс информатизации становится все более актуальным. Использование информационных технологий администрацией образовательных учреждений позволяет увеличить эффективность управления. Система «GS ведомости» позволяет работать с различными шаблонами документов затрачивая наименьшее количество времени на поиск и систематизацию необходимой информации.

Объект: Автоматизированные системы управления в образовательном процессе.

Предмет: Автоматизированная система делопроизводства в образовательном учреждении.

Гипотеза: Если внедрить модуль «Документооборот» системы «GS ведомость» в учебное заведение, то повысится эффективность делопроизводства.

Цель: Внедрение модуля «Документооборот» автоматизированной системы «GS ведомость» в Намский педагогический колледж им. И.Е. Винокурова.

Задачи:

1. Изучить литературу по проблеме исследования;
2. Внедрить модуль «Документооборот» автоматизированной системы «GS ведомость» в Намский педагогический колледж им. И.Е. Винокурова;
3. Проверить эффективность использования модуля «Документооборот».

Новизна исследования заключается в обосновании и внедрении модуля «Документооборот» системы «GS ведомость», как наиболее эффективной технологии управления делопроизводством.

Теоретическая значимость исследования состоит в том, что теоретический материал по внедрению модуля «Документооборот» могут использовать руководители и студенты других учреждений.

Практическая значимость заключается в внедрении модуля «Документооборот» системы «GS ведомость» в АУ РС(Я) СПО «Намский педагогический колледж им И.Е. Винокурова».

Структура дипломной работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Теоретические обоснование использования автоматизированной системы документооборота в учебном процессе

1.1. Понятия автоматизированной системы управления

Автоматизированная система управления (АСУ) — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин «автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая» подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.

Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута (1913—1998). В 1962—1967 гг. в должности директора Центрального научно-исследовательского института технического управления (ЦНИИТУ), являясь также членом коллегии Министерства приборостроения СССР, он руководил внедрением первых в стране автоматизированных систем управления производством на машиностроительных предприятиях. Активно боролся против идеологических PR-акций по внедрению дорогостоящих ЭВМ, вместо создания настоящих АСУ для повышения эффективности управления производством.

Важнейшая задача АСУ — повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления. Различают автоматизированные системы управления объектами (технологическими процессами — АСУТП, предприятием — АСУП, отраслью — ОАСУ) и функциональные автоматизированные системы, например, проектирование плановых расчётов, материально-технического снабжения и т.д.

Цели автоматизации управления

В общем случае, систему управления можно рассматривать в виде совокупности взаимосвязанных управленческих процессов и объектов. Обобщенной целью автоматизации управления является повышение эффективности использования потенциальных возможностей объекта управления. Таким образом, можно выделить ряд целей:

1. (Предоставление лицу, принимающему решение) релевантных данных для принятия решений
2. Ускорение выполнения отдельных операций по сбору и обработке данных
3. Снижение количества решений, которые должно принимать ЛПР
4. Повышение уровня контроля и исполнительской дисциплины
5. Повышение оперативности управления
6. Снижение затрат ЛПР на выполнение вспомогательных процессов
7. Повышение степени обоснованности принимаемых решений [ 18стр. 135]

Состав АСУ

В состав АСУ входят следующие виды обеспечений: информационное, программное, техническое, организационное, метрологическое, правовое и лингвистическое.

Основные классификационные признаки

Основными классификационными признаками,  определяющими вид АСУ, являются:

• сфера функционирования объекта управления (промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.)
• вид управляемого процесса (технологический, организационный, экономический и т.д.);
• уровень в системе государственного управления, включения управление народным хозяйством в соответствии с действующими схемами управления отраслями (для промышленности: отрасль (министерство), всесоюзное объединение, всесоюзное промышленное объединение, научно-производственное объединение, предприятие (организация), производство, цех, участок, технологический агрегат).

Функции АСУ

Функции АСУ  устанавливают в техническом задании на создание конкретной АСУ на основе анализа целей управления, заданных ресурсов для их достижения, ожидаемого эффекта от автоматизации и в соответствии со стандартами, распространяющимися на данный вид АСУ. Каждая функция АСУ реализуется совокупностью комплексов задач, отдельных задач и операций. Функции АСУ в общем случае включают в себя следующие элементы (действия):

• планирование и (или) прогнозирование;
• учет, контроль, анализ;
• координацию и (или) регулирование.

Необходимый состав элементов выбирают в зависимости от вида конкретной АСУ. Функции АСУ можно объединять в подсистемы по функциональному и другим признакам.

Классы структур АСУ

В сфере промышленного производства с позиций управления можно выделить следующие основные классы струк­тур систем управления: децентрализованную, централизованную, централизованную рассредоточенную и иерархическую. [1]

Децентрализованная структура

Построение си­стемы с такой структурой эффективно при автоматизации техно­логически независимых объектов управления по материальным, энергетическим, информационным и другим ресурсам. Такая система представляет собой совокупность нескольких независи­мых систем со своей информационной и алгоритмической базой.

Для выработки управляющего воздействия на каждый объект управления необходима инфор­мация о состоянии только этого объекта.[42 c.912]

Централизованная структура

Централизованная структура осуществляет реа­лизацию всех процессов уп­равления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анали­за в соответствии с критериями системы вырабатывает управ­ляющие сигналы. Появление этого класса структур связано с увеличением числа контроли­руемых, регулируемых и уп­равляемых параметров и, как правило, с территориальной рассредоточенностью объекта управления.

Централизованная рассредоточенная структура

Основная особенность данной структуры — сохранение принципа централизованного управления, т.е. выработка управляющих воздействий на каждый объект управления на основе информации о состояниях всей совокупности объектов управления. Некоторые функциональные устройства системы управления являются об­щими для всех каналов системы и с помощью коммутаторов под­ключаются к индивидуальным устройствам канала, образуя замкнутый контур управления.

Недостатки системы в следующем: усложнение информацион­ных процессов в системе управления из-за необходимости обмена данными между центрами обработки и управления, а также корректировка хранимой информации; избыточность техниче­ских средств, предназначенных для обработки информации; сложность синхронизации процессов обмена информацией.

Иерархическая структура

С ростом числа задач управления в сложных системах значительно увеличивается объем переработанной информации и повышается сложность алгоритмов управления. В результате осуществлять управление централизо­ванно невозможно, так как имеет место несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью любого упра­вляющего органа получать и перерабатывать информацию.

Кроме того, в таких системах можно выделить, следующие, группы задач, каждая из которых характеризуется соответствующими требованиями по времени реакции на события, происхо­дящие в управляемом процессе:

задачи сбора данных с объекта управления и прямого цифрового управления (время реакции , секунды, доли секунды);

задачи экстремального управления, связанные с расчётами желаемых параметров управляемого процесса и требуемых значений уставок регуляторов, с логиче­скими задачами пуска и остановки агрегатов и др. (время реак­ции — секунды, минуты);

задачи оптимизации и адаптивного управления процессами, технико-экономические задачи (время реакции — несколько секунд);

информационные задачи для адми­нистративного управления, задачи диспетчеризации и координа­ции в масштабах цеха, предприятия, задачи планирования и др. (время реакции — часы).

Виды АСУ

• Автоматизированная система управления технологическим процессом или АСУ ТП — решает задачи оперативного управления и контроля техническими объектами в промышленности, энергетике, на транспорте
• Автоматизированная система управления производством (АСУ П) — решает задачи организации производства, включая основные производственные процессы, входящую и исходящую логистику. Осуществляет краткосрочное планирование выпуска с учётом производственных мощностей, анализ качества продукции, моделирование производственного процесса. Для решения этих задач применяются MIS и MES-системы, а также LIMS-системы.

Проблемы и задачи при внедрении АСУ.

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• сопротивление сотрудников предприятия;
  временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
• необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
  К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.. Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления.[41- c.747]

1.2. Автоматизированная система в образовании

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2022 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.[13]

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей:

— повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

— интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

— повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;

— интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа — обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.[14]

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом. В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.[11]

Задачи и пути внедрения АС МДО

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства – одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.[9 c.359]

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот – это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

— документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
АС МДО призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

— обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

— автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система МДО создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.[8]

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

— заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

— приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозможным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии – ровесница истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография. С широким распространением письменности криптография стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографической системы получили в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после военного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обеспечения безопасности. Объяснятся это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электронно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым передаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления – криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.[15 c.366]

1.3 Основные требования делопроизводства в образовательном учреждении

Структура и назначение номенклатурных дел.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.
Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

• Требования к формированию делраздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.[7 c.29-30]

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например:
«Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»,
«Месячные отчеты об отгрузке товаров».

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.
Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.[6 c.13-14]

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно- территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях».

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.[5]

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).
Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления.
Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.[2]

Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения. [10 c.54]По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Глава 2. Модуль «Документооборот» как средство автоматизации делопроизводства

2.1. Основные направления делопроизводства

Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.

1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [16 с.183-186]

2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Важнейшей частью документационного обеспечения управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

В результате процесса документирования появляется документ (лат. Documentum  — свидетельство, доказательство) — зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнения возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Документационное обеспечение управления персоналомСистема хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения. [3]

Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

— документирование по кадровым вопросам;

— обработка поступающей и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Общие положения.Как правило, структура Положения включает следующие разделы:Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003. [4]

1. Основные задачи и функции кадровой службы.
2. Структура кадровой службы.
3. Права и обязанности службы и ее работников.
4. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.
5. Рабочее место работника кадровой службы.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

Состав и порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В нем содержится перечень документов, которые приобщаются к личному делу, а также устанавливаются сроки хранения личных дел гражданских служащих и обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей их ведение.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием сроков хранения — 75 лет), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. [13]

3. Документирование оценки деятельности персонала

Оценка деятельности персонала осуществляется:

— при проведении аттестации;

— при присвоении квалификационных разрядов;

— при вынесении взысканий;

— при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания. [39]

4. Организация работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

— обработка поступающей и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. [40]

2.2. Этапы внедрения модуля «Документооборот» в образовательном учреждении

Назначение модуля «Документооборот»

Модуль «Документооборот» входит в состав системы автоматизации «GS-Ведомости» и предназначен для организации электронного документооборота внутри подразделений средне- специального учебного заведения, факультета высшего учебного заведение, высшего учебного

заведения. Модуль «Документооборот» интегрирован в систему «GS-Ведомости», использует общую базу данных, единый список пользователей и исполнителей. Установка и настройка модуля ведется в соответствии с руководством по установке и настройке системы «GS- Ведомости».

Модуль «Документооборот» реализует следующий набор функций:

• Создание и настройка журналов регистрации документов и прав доступа к ним;
• Создание документов, редактирование, удаление, отправка документов исполнителям;
• Коллективная работа над документом;
• Ведение истории версий документа, удаленных экземпляров документов;
• Возможности хранения электронных версий реальных документов, сканирование документов с оригинала;
• Печать документов по шаблону (поддерживается неограниченное количество пользовательских шаблонов);
• Регистрация документов в журналах регистрации.[12]

Загрузка системы, описание основного окна модуля

Загрузка модуля осуществляется запуском основного исполняемого модуля

documents.exe, который находится в папке с установленной программой «GS-Ведомости» (например: «C:Program FilesSheets 1_3_4documents.exe»).

Ярлык модуля

После появления заставки программы необходимо авторизоваться, по-умолчанию: логин (имя пользователя) — SYSDBA, пароль – masterkey. В поле «Пользователь» необходимо ввести имя пользователя, в поле «Пароль» – пароль доступа (имя пользователя и пароль назначаются каждому пользователю системным администратором) и нажать клавишу «Enter». Окно авторизации пользователя:

Заполнение окна авторизации пользователя

Если пароль был введен, верно, и модуль удачно подключился к базе данных, на экране появится основное окно модуля.

В верхней части окна находится главное меню, ниже слева окно навигации по документам, справа список документов и функциональная панель, внизу находится панель управления документом. Ширину отдельных элементов окна (кроме главного меню) можно изменять по своему желанию для наиболее комфортной работы.

Окно навигации по документам имеет вид дерева и служит для наглядного представления хранимых в системе документов. Выбор папки осуществляется одним нажатием левой клавиши мыши.

• Папка «Журналы регистрации» содержит список всех журналов регистрации. Число в скобках рядом с каждым журналом показывает количество зарегистрированных в данном журнале документов. Документы, находящиеся в данной папке, можно распечатать, либо удалить.
• Папка «Полученные» содержит список полученных документов от других пользователей модуля «Документооборот». Числа в скобках показывают количество неотмеченных документов и общее количество документов в папке полученных. Документы, находящиеся в данной папке, можно: распечатать, зарегистрировать, удалить, ответить на документ.
• Папка «Отправленные» содержит список документов отправленных другим пользователям модуля «Документооборот» на согласование, или регистрацию.

Документы в данной папке можно: распечатать.

• Папка «Черновики» содержит список документов, которые находятся в редакции. Для документов находящихся в данной папке возможны любые действия.
• Папка «Удаленные» содержит список документов по тем, или иным причинам, даленных из системы документооборота. Документы в данной папке можно только распечатать.

На функциональной панели находятся 7 функциональных клавиш для работы с документами (слева направо): добавить документ, проверить входящие документы (перечитывает содержимое папки «полученные» на наличие новых входящих документов), ответить на документ – активна для документов в папке «полученные», отправить документ – активная для документов в папке «черновики», зарегистрировать документ, удалить документ, печатать документ.

Список документов содержит все документы в выбранной папке, нажатием на заголовки таблицы можно отсортировать список по интересующему вас столбцу. Нажатие правой клавишей мыши на списке документов вызовет всплывающее меню, содержащее наиболее часто используемые функции

Всплывающее меню списка документов

Панель редактирования документа содержит 3 закладки для управления свойствами документа.

Закладка «Прикрепленные файлы» содержит таблицу прикрепленных документов. Снизу находится несколько кнопок, которые позволяют манипулировать прикрепленными копиями документа (слева направо): «Загрузить из файла» — загрузить документ из файла в формате JPEG, или текстовых файлов формата MS Word, «Сканировать» — загрузить документ со

сканера, при выборе этой функции откроется стандартное окно сканирования (может быть различным для различных моделей сканера), «Сохранить на диск» — позволяет сохранить копию документа из текущей закладки на диск, «Сохранить изменения» — сохраняет описание документа, «Удалить» — позволяет удалить прикрепленную копию документа. Для того чтобы просмотреть прикрепленный файл, необходимо два раза щелкнуть левой

кнопкой мыши по необходимому файлу.

Закладка заполнения реквизитов документа содержит список реквизитов документа для заполнения. В зависимости от типа реквизита поле для ввода будет принимать различные формы (тип и количество реквизитов для каждого типа документа указывается при настройке журнала регистрации документов).

Настройка журналов регистрации

Перед началом работы с модулем «Документооборот» необходимо настроить журналы регистрации документов, которые будут храниться в модуле. Для этого необходимо в главном меню выбрать пункт «Система» -> «Настройка документов». При этом откроется окно настройки документов с двумя закладками: «Настройка отделов», «Настройка журналов регистрации».

Внимание: данный пункт доступен только для пользователя SYSDBA.

Внимание: для закладки «Настройка отделов» необходимо заполнение модуля «Кадровый учет» и утилиты «Администратор». Для того чтобы добавить новый отдел, в блоке «Отделы» требуется нажать кнопку «ДОБАВИТЬ» , после чего станет активным блок «Данные отдела». Вводите название отдела, выбираете из списка руководителя отдела (данные списка «Руководитель отдела», а также данные в правом блоке «Сотрудники» появятся в том случае, если в утилите администрирования в правах доступа пользователя выбран связанный сотрудник) и нажимаете кнопку «Сохранить», после чего данный отдел появится в блоке «Отделы». В отдел необходимо занести сотрудников, для этого нужно выделить отдел, а затем справа выделяем сотрудника левой кнопкой мыши и с помощью кнопок переносим сотрудника в отдел (<- перенести в отдел,> — убрать из отдела).

Внимание: нельзя руководителя отдела переносить в сотрудники, в этом случае он исчезнет из отдела руководителя и будет лишь в сотрудниках. Последующее внесение данных потребуется на второй закладке «Настройка журналов регистрации»:

Слева находится список журналов регистрации (далее – типы документов), справа – панель с настройками журнала регистрации. Для создания нового журнала регистрации служит кнопка «Добавить» находящаяся под списком журналов регистрации .

Для изменения настроек журнала регистрации необходимо выбрать его в списке нажатием левой клавиши мыши .

Описание полей журнала регистрации:

• Название – название типа документа по номенклатуре дел
• Присоединенный шаблон – поле показывает, подключен ли к данному типу документа шаблон для его печати. Рядом с полем расположено 3 кнопки (слева направо): выбор шаблона – позволяет загрузить шаблон, удалить – позволяет удалить присоединенный шаблон, просмотреть – позволяет просмотреть присоединенный шаблон.

Если шаблон не загружен, то поле окрашивается красным цветом; если шаблон загружен, то цвет меняется на зеленый.

Правило автонумерации – поле с описанием правила нумерации документов, которое будет применяться для автоматической нумерации документов при их регистрации в журнале. Кнопка со знаком вопроса вызывает окно с описанием макросов для написания правила:

Представим, что для текущего журнала регистрации документы нумеруются следующим образом: НД/текущий год – номер документа по порядку. В этом случае правило автонумерации будет выглядеть следующим образом: НД/[ГОД] – [НОМ]. При регистрации документа в данный журнал программа автоматически применит правило и присвоит регистрируемому документу корректный номер.

Период регистрации – устанавливает период регистрации данного документа в журнале. По истечению периода счетчик документов в журнале будет автоматически сброшен в единицу

Текущий номер в периоде – показывает текущий номер документа в периоде регистрации. Поле автоматически увеличивается на единицу при регистрации документа в журнале. Возможно принудительное изменение данного поля.

Таблица «Поля документа» — позволяет настроить дополнительные реквизиты для документа. Все документы имеют 2 обязательных реквизита: дата регистрации и номер регистрации – их не нужно создавать, они создаются системой автоматически.

Все иные реквизиты, которые необходимы для данного документа, требуется создать самостоятельно. Кнопка «Права доступа» позволяет назначить права доступа пользователей системы для выбранного типа документа.

В данном окне, перемещая пользователя из левого списка в правый, можно ограничить их доступ к журналу регистрации. У тех пользователей, которым доступ к журналу регистрации закрыт, данный журнал регистрации не будет выводиться в окне навигации по документам. Таким пользователям нельзя будет отправить документ данного типа. Кнопка «Сохранить» позволяет сохранить изменения, внесенные в поля, журнала регистрации.

Создание реквизитов (полей) документа:

Для создания реквизитов документа необходимо нажать кнопку «Добавить», которая находится ниже списка реквизитов. При этом появится окно первичных данных реквизита:

В данном окне необходимо указать номер реквизита по порядку (используется для вывода реквизитов в таблице реквизитов документа – реквизиты будут выводиться в порядке возрастания номера) и внутреннее имя реквизита – любое сочетание латинских букв и цифр (будет использоваться для вычисления формул и агрегатных реквизитов). После нажатия кнопки «Добавить» появится окно настройки реквизита:

• Номер по порядку — дублирует поле предыдущего окна
• Внутреннее имя – дублирует поле предыдущего окна
• Описание поля – название реквизита, например «Входящий номер», «Входящая дата», «ФИО ответственного исполнителя» и т.д.
• Тип поля – тип реквизита. Поддерживается 5 типов реквизитов: строковые, целые числа, дробные числа, даты, списки.
• Элементы списка – используется в том случае, если выбран тип поля «Список».

Элементы списка необходимо ввести, разделяя их запятой

• Макроописание шаблона – очень важное поле. В данном поле указывается макрос, который будет указан в шаблоне документа и при печати будет заменяться значением реквизита.

Разберем это на примере. Например, при печати документа нам нужно вывести значение реквизита «ФИО исполнителя». Для этого в самом шаблоне документа мы вставим макроопределение [$ФИОИСПОЛНИТЕЛЯ] (макроопределение может быть любым – каким Вы его придумаете. В принципе, макроопределением может быть любая последовательность символов). При создании реквизита «ФИО исполнителя» мы укажем в поле «Макроописание шаблона» то, что придумали — [$ФИОИСПОЛНИТЕЛЯ]. При печати, программа найдет в шаблоне документа все [$ФИОИСПОЛНИТЕЛЯ] и заменит их на введенное значение реквизита «ФИО исполнителя», например, на Иванов И.И. Данный механизм позволяет создавать шаблоны и журналы регистрации любой сложности.

• Размерность – заполняется, в случае, если выбран тип поля «строка». Указывает максимальную длину строки.

Кнопка «Сохранить» позволяет сохранить изменения, внесенные в поля, журнала регистрации.

Внимание: после настройки журналов регистрации документов, или любых манипуляций с ними, модуль нужно перезапустить (закрыть и открыть заново).

Описание основных принципов и приемов работы в модуле

«Документооборот»

Настройка журналов регистрации документов (см. пункт 3) является подготовительным этапом перед использованием модуля «Документооборот». После настройки необходимых Вам журналов регистрации можно приступить к эксплуатации модуля.

Создание нового документа Для создания нового документа нажмите кнопку «Создать документ» в панели функциональных клавиш. При этом появится всплывающее меню с полным списком всех доступных журналов регистрации.

После успешного выбора необходимого журнала регистрации документ будет создан и автоматически помещен в папку «Черновики». Далее необходимо выбрать документ из списка, заполнить все необходимые реквизиты документа, прикрепить (если это необходимо) копии документа и сохранить его. Подготовленный таким образом документ можно зарегистрировать. Для этого необходимо выбрать его в списке и нажать кнопку «Регистрировать документ» в функциональной панели.

В этом случае документ будет зарегистрирован – ему будет присвоен номер в соответствии с правилом автонумерации, дата регистрации будет установлена текущей датой. После регистрации документ перемещается из папки «Черновики» в папку соответствующую типу документа (журнал регистрации). Если по каким-то причинам документ не нужен, то его можно

удалить. Для этого выберите документ из списка и нажмите кнопку «Удалить документ» в функциональной панели. После удаления документ будет перемещен в папку «Удаленные» (это касается удаления документа из любой папки).

Отправка документа

В определенных случаях бывает необходимо до регистрации документа отправить документ на согласование, или другим лицам, принимающим участие в его создании. Для этого необходимо в функциональной панели выбрать кнопку «Отправить документ». При этом появится окно возможных получателей документа:

Галочками отмечаем тех лиц, которым требуется отправить документ, и нажимаем кнопку «Отправить». После отправки документ помещается в папку «Отправленные». У получателей данный документ попадает в папку «Полученные». Перед отправкой документа целесообразно заполнить поле «Комментарии» в закладке «Комментарии/резолюция» для того, чтобы сообщить получателям дополнительную информацию касаемо данного документа.

Работа с полученными документами.

Полученные документы помещаются в папку «Полученные». Документы, на которые Вы еще не ответили, помечаются жирным шрифтом. Для ответа на полученный документ необходимо выбрать документ и в функциональной панели нажать кнопку «Ответить на документ».

При ответе создается копия полученного документа в папке «Черновики». При этом оригинал полученного документа остается в папке «Полученные». Данный механизм реализован для того, чтобы сохранить в базе данных всю цепочку документов и их версий. При копировании документа программа спросит, необходимо ли скопировать помимо документа прикрепленные копии – можно копировать присоединенные копии, но это приведет к быстрому увеличению объема базы данных.

После появления копии документа в папке «Черновики» можно ввести свой комментарий в поле «Резолюция», добавить новые копии, исправить реквизиты и отправить исправленный экземпляр документа получателю, либо далее по цепочке.

Печать документа

Для печати документа необходимо выделить его в списке, нажать кнопку «Печать документа» в функциональной панели. В этом случае программа загрузит шаблон данного документа, заполнит все реквизиты документа и откроет его в MS Word для редактирования и печати.

Пример согласования

Первым делом нужно создать какой-либо документ по шаблону. Заполняете закладки «Реквизиты документа», «Прикрепленные файлы», «Комментарии/резолюция».

После этого выбираете данный документ, щелкаете правой кнопкой мыши и из меню выбираете «Отправить документ».

В окне «Выбор получателя» выбираете того сотрудника, кому высылаете данный документ и нажимаете кнопку «Отправка».

Если все удачно ушло, то выйдет соответствующее окно:

У сотрудника, которому был выслан документ, появится документ в папке         «Полученные». Здесь его можно только просмотреть, но внести свои данные не получится, для   этого при выборе документа следует нажать кнопку   «Ответить на входящий». Появится       окно подтверждения, нужно ли скопировать прикрепленные файлы, содержащиеся в документе.

После этого копия документа переходит в раздел «Черновики». Здесь доступны для внесения       информации закладки «Реквизиты документа», «Прикрепленные файлы»,     «Комментарии/резолюция» и «Согласование».       Как и при создании нового документа, находящегося в разделе «Черновики», его можно         повторно отправить, или зарегистрировать.

2.3. Результаты опытно-экспериментальной работы

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации мы  разделили на следующие этапы:

• обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
• регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль исполнения документов по личному составу;
• передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
• хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

• дела по личному составу организации;
• дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

• книга учета сотрудников (если она ведется);
• приказы по личному составу;
• личные дела или личные карточки;
• лицевые счета по заработной плате;
• невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В процессе работы над дипломным проектом был выполнен анализ предметной области с учетом специфики информационных потоков. Также был произведен анализ существующих ИС, таких как: внедрение модуля «Документооборот» автоматизированной системы «GS ведомость».

Для создания системы была приведена концептуальная модель системы управления документооборотом. Данная модель содержит систему классификации файлов, хранение записей, поиск записей, а также создание электронных документов.

В качестве логической модели была построена реляционная база данных. Ее структура и состав полей была создана на основе входных и выходных документов колледжа.

В проекте были отображены технические требования, которым должна соответствовать создаваемая система.

Далее был представлен интерфейс программы с подробным описанием работы в нем.

Рассмотрим достоинства и недостатки разработанного модуля.

Достоинства:

1. модуль имеет эргономичный и интуитивно понятный интерфейс;
2. Наличие требований к политике паролей пользователей ИСУД(информационная система управления документооборота);
3. Наличие системы резервного копирования и восстановления БД;
4. Ограничения, наличия архитектуры «Файл-Сервер»
5. простота использования

Недостатки:

1. Отсутствие автономности функционирования;
2. Отсутствие скрытности от других пользователей, поскольку подсистема администратора документооборота устанавливается лишь на сервере предприятия. Это делает ее недоступной с рабочих станций;
3. Отсутствие возможности полного администрирования ИСУД только из внутренней среды разработанного модуля.

Заключение

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.

При использовании созданной системы управления документооборотом Намского педагогического колледжа пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения в базу данных.

Удобный интерфейс системы управления документооборотом, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, требуя от пользователя лишь небольшого количества каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию обо всех интересующих его данных, учитывая права доступа данного к той или иной информации, хранящийся в базе данных предприятия.

Благодаря данной системе управления документооборотом будет увеличена эффективность функционирования колледжа, а также повысится качество обучения студентов, поскольку сократится время, требуемое на ведение документооборота в установленной форме.

Список использованных источников

1. ГОСТ 24.103-84. Документация на АСУ. АСУ. Общие положения, 1985
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.– Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 123.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.– Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 75
6. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2009.Рубрика Современное делопроизводство стр.13-14
7. Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. Пособие – М.: «Издательство РАГс», 2002. стр.29-30
8. Делопроизводство. ГОСТ Р 6.30-97 с изменениями Рекомендации по применению и внедрению (авт.-сост. Басаков М. И.: М.: «Издательство ПРИОР». 2001. стр.4-5
9. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник для вузов. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2000. стр.359;
10. Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004. стр.54
11. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. стр.257
12. Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002. стр.231
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебно-справочное пособие. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002; стр.320
14. Кузнецова Т.В., Мосягина О.В., Овчинникова Н.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Учебно-методическое пособие. М.:РГГУ, 1992. стр.74;
15. Басанов В. В. Делопроизводство (ДОУ): учеб. пособие для студентов общеобразоват. учреждений средн. профессионального образования / В.В. Басонов. — 3-е изд. перераб. и доп. — М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2004. — 336 с.
16. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. — М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва. 2000. стр.212
18. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 495 с. — (Б-ка словарей «ИНФРА-М»). стр. 135
19. Рыбаков А.Е. Разъяснения по вопросам, касающимся обращений граждан//Секретарь-референт. — 2004. — №8(35). – С.34-38.
20. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №4 2003 стр. 16–26
21. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр. 43–51
22. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской федерации. Зарегистрирована в Минюсте России 05.08.93 №321.- М.: Росархив, 1994. стр. 24-26
23. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях;
24. Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999. стр.16
25. Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива» 2001. стр.23
26. Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – № 19. – Ст. 2060;
27. Распоряжение Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 30 января 2006 года № 27 рп-СФ «О работе с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет»;
28. Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания РФ / Распоряжение Председателя Совета Федерации СФ РФ от 1 ноября 2006 года № 461рп-СФ;
29. Регламент Совета Федерации ФС РФ / Принят постановлением Совета Федерации ФС РФ от 30 января 2002 года № 33-СФ;
30. Положение об Аппарате Совета Федерации ФС РФ/ Решение Совета палаты от 22 ноября 2007 года.
31. Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
32. См.: ст.4 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
33. Постановление Правительства РФ от 14.10.1996 г. № 1190 «Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола» // СЗ РФ, 1996, № 43, ст. 4916.
34. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебно-справочное пособие. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. стр.46
35. Регламент Совета Федерации ФС РФ / Принят постановлением Совета Федерации ФС РФ от 30 января 2002 года № 33-СФ.
36. Положение об Аппарате С овета Федерации ФС РФ/ Решение Совета палаты от 22 ноября 2007 года.
37. Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания РФ / Распоряжение Председателя Совета Федерации СФ РФ от 1 ноября 2006 года № 461рп-СФ.
38. Распоряжение Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 30 января 2006 года № 27 рп-СФ «О работе с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет».
39. Документационное обеспечение государственной службы: Учебно-практическое пособие. /Под общ. ред.А.И.Горбачева, Н.Н. Шуваловой. — М., 2004.
40. Журнал «Кадровое дело»,№ 7 июль 2009 стр.18
41. Бесекерский В.А., Попов Е.П. «Теория систем автоматического управления. – 4-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Профессия, 2003. – стр747
42. Гудвин Г.К., С.Ф. Гребе, М.Э. Сальдаго «Проектирование систем управления»;пер. с англ. – М.:БИНОМ, Лаборатория знаний,2004. – стр911
43. «Теория автоматического управления»: Учеб. для машиностроит. спец. вузов/В.Н. Брюханов, М.Г. Косов, С.П. Протопопов и др.; Под ред. Ю.М. Соломенцева. – 3-е изд., стер. – М.: Высш. шк.; 2000. – стр. 268
44. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф., Михеев Н.Н. «Теория автоматического управления». – М.: Дизайн ПРО, 2002. – 352 с.: ил

Дополнительные ссылки

1. Понятия автоматизированной системы управления http://edu.zelenogorsk.ru/
2. Основные направления делопроизводства http://www.funnycong.ru/-делопроизводство
3. Автоматизация и автоматизированные системы в образовании http://elibrary.ru/rubric_titles.asp?rcode=140185
4. Организация делопроизводства в государственных учреждениях http://topref.ru/referat/40711.html
5. http://plan-org.ru/katalog/shop.php?cat=208&id=57466
6. Технический портал – сайт http://office.guru-soft.ru/
7. Основные понятия и определения. Объект и предмет исследования http://lc.kubagro.ru/aidos/aidos99/1.htm
8. Сайт для студентов технических специальностей http://www.teh-lib.ru/atpip/sostav-asu-tp.html