Экспертиза ценности документов дипломная работа

На тему: «Экспертиза
ценности документов в делопроизводстве:   
зарождение, становление и развитие»

Глава 1. Становление и развитие
экспертизы ценности документов

Глава 3. Организация и проведение
экспертизы ценности документов  на
базе воинской части внутренних войск
МВД Российской Федерации

Экспертиза ценности документов 
– одно из важнейших направлений 
деятельности работников делопроизводственной 
сферы, так как именно стадии 
делопроизводства отводится главная 
роль в определении тех документов, которые подлежат передаче
на вечное хранение, и в формировании их
в первичные комплексы по функциям, направлениям
деятельности с учетом видов и разновидностей
документов, сроков хранения, времени
и места составления, авторов и других
признаков.

Процесс изучения
документов на основании принципов и критериев
ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их на государственное
хранение называется экспертизой ценности
документов. Современная экспертиза ценности
документов проводится, как правило, на
основе нормативно-методических пособий:
перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Однако эти пособия, как и законы, обратной
силы не имеют.  Итогом экспертизы ценности
документов является полноценное комплектование
государственных архивов и всего Архивного
фонда страны. Именно в итоге экспертизы
происходит формирование архивных фондов.

Экспертиза ценности документов
является важнейшей задачей работника
сферы делопроизводства и архивиста. Ведь
итогом экспертизы ценности документов
является полноценное комплектование
ведомственных и государственных архивов
документами. Именно в процессе экспертизы
происходит формирование архивного фонда
организации. Экспертиза играет роль определенного
«сита», через которое просеивается весь
поток документов.

Именно в процессе экспертизы
ценности решается ответственная задача
отбора на постоянное хранение оптимального
количества документов, содержащих ценную
научную информацию, а также ограждения
государственных архивов от материалов
справочного, информационного значения, так как
первоначальное желание организации,
как правило, сохранить как можно больше
документов. Затем со временем приходит
понимание, что много хранить невозможно
и нет необходимости. Поэтому вопросы
экспертизы ценности документов в делопроизводстве
всегда пользовались заслуженным вниманием
со стороны специалистов-документоведов.

Актуальность изучения данной 
темы обусловлена тем, что документы,
создающиеся в процессе деятельности
учреждений, организаций содержат информацию,
ценность которой различна. Значительная
часть документов несет информацию, имеющую
разовое значение, после использования
которой к документам больше не возвращаются.
Другие документы содержат информацию,
которая может потребоваться в течение
ряда лет. Например, информация о гражданах,
их работе, учебе и т.п. имеет социальное
значение и должна храниться на всем протяжении
жизни человека. И, наконец, определенная
группа документов содержит информацию,
ценную в научных и практических целях.
Такие документы должны  храниться
постоянно. С экономической точки зрения
хранить все документы нецелесообразно,
так как для них потребуются большие помещения,
оборудование, штаты специальных работников.
Поэтому систематически проводится экспертиза
ценности документов – определение политического,
экономического, социально-культурного,
практического и иного значения документов
«с целью отбора документов на государственное
хранение или установления сроков их хранения
на основе принятых критериев».

Целью данной дипломной работы изучение  экспертизы
ценности документов в делопроизводстве.

— порядок и организация 
проведения экспертизы ценности документов;

— изучить и проанализировать  проведение
экспертизы ценности документов в воинской
части внутренних войск МВД Российской
Федерации.

Предмет данной работы 
— экспертиза ценности дел в делопроизводстве
организации.

Объект исследования делопроизводство и экспертиза 
ценности документов в воинской части
внутренних войск МВД Российской Федерации.

При написании работы был использован
широкий круг источников литературы. В
первую очередь —  нормативная литература.
В настоящее время вопросы экспертизы
ценности регламентируются: Федеральным
законом  «Об Архивном деле в Российской
Федерации1, указы и распоряжения Президента
РФ, постановления и распоряжения Правительства
РФ, регламентирующие вопросы документационного
обеспечения методические документы по
делопроизводству учреждений, организаций,
предприятий2; Примерным положением о постоянно
действующей экспертной комиссии учреждения,
организации, предприятия3, Основными правилами работы
архивов организаций4, Правилами организации хранения,
комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук5 и Перечнями документов с указанием
сроков хранения6.

В ходе работы над дипломной
работой мной также были изучены и проанализированы
работы известных отечественных документоведов
и архивистовтаких, как В.А. Кузнецова,
Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова,
Г.А. Осичкина,  Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р., Балюлиной Е.В., Быковой
Т.А. и др.

В издании В.И.Андреевой «Делопроизводство:
организация и ведение»7 рассматривается систематизация
документов, экспертиза ценности, даны
образцы видов документов используемых
в экспертизе ценности документов. В учебном
пособии Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р.
«Архивоведение»8 рассматриваются современные
принципы и критерии экспертизы ценности
документов.

Истории становления и развития 
экспертизы  ценности документов в
России посвящены  работы С.И. Цеменковой9 и Е.М. Буровой. 10

При написании дипломной 
работы  были использованы публикации в
журналах «Секретарское дело», «Отечественные
архивы», «Делопроизводство». В этих специализированных
периодических изданиях регулярно освещаются
вопросы архивного хранения документов
и экспертизы их ценности.

Таким образом, можно констатировать,
что мы имеем достаточное количество источников
и литературы, касающихся интересующей
нас темы.

Дополнительными источниками
для написания работы стало также Положение
об экспертной комиссии ФГУ «Государственный
медицинский центр «Резерв» Федерального
медико-биологического агентства и 
номенклатура дел этого учреждения. ?????  Воинской части внутренних
войск МВД Российской Федерации.

В соответствии с поставленными
задачами, данная работа состоит из введения, 3 глав, заключения,
списка использованной литературы, а также
приложений.

Читайте также:  Рогозин предложил дать Курильским островам русские названия - МК

Глава 1.     Становление
и развитие экспертизы ценности документов

Проблема сохранения документов, законченных делопроизводством,
возникла еще в период древнерусского
государства. Однако в этот период еще
рано говорить об экспертизе ценности
документов как таковой. Отбор документов
происходил по политическим или экономическим
мотивам. Большое достижение делопроизводства
этого периода — это мысль о необходимости
сохранения документов,  законченных
делопроизводством. В рассмотренный период
отсутствовали какие-либо единые требования
к отбору документов после окончания их
делопроизводством.

В ХVШ в. преобразования в системе
государственного аппарата привели к
существенным изменениям в области архивного
дела, которые прослеживались по двум
направлениям: создание архивов при новых
высших, центральных и местных учреждениях
и устройство фондов упраздненных учреждений,
а также документации действующих учреждений,
потерявших справочное значение. В результате
этих преобразований архивы отделились
от канцелярии и превратились в самостоятельные
структурные части учреждений, что было
закреплено юридически в Генеральном
регламенте 1720 г. Архивам посвящена 44-я
глава «Генерального регламента».
В соответствии с этим документом, мировой
практике предусматривалась обязательная
сдача учреждениями своих документов
в архивы по истечении определенного срока.
Для дел, потерявших практическую ценность,
он устанавливался в три года. Что касается
материалов, необходимых для нормальной
деятельности учреждения, то для них конкретных
сроков не существовало. Видимо, их надо
было передавать в архив после того, как
документы теряли справочное значение.11 В тоже время следует отметить,
с что ни о каких критериях отбора документов
в архив, а тем более об экспертизе ценности
документов, ни в каких нормативных актах
того периода не упоминается. Принято
было хранить все документы производимые
канцеляриями. Специальному  уничтожению
никакие  бумаги не  подлежали. Уничтожали
их, по  выражению известного архивиста
XIX века Д.Я. Самоквасова – «время и тлен».

Появление экспертизы ценности
документов принято относить ко второй
четверти XIX века и связывать с министерским
делопроизводством.

Бурный рост бюрократического
аппарата с начала этого века способствовал
созданию сложной многоступенчатой системы
делопроизводства. Это привело к резкому
увеличению объемов документооборота
и вскоре бумаги огромным потоком устремились
в архивы. Площадей для архивного хранения
стало катастрофически не хватать, и эта
проблема остро требовала решения.

И решение было найдено – разрешены
“разборки решенных дел” с целью уничтожения
“ненужных бумаг”. Этот вид деятельности условно можно назвать
«экспертизой ценности документов» того
времени и проводилась эта работа, исключительно,
в утилитарных целях по мере накопления
документов. Документы, не потерявшие
практического значения для деятельности
учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось,
и тем самым освобождалось место для текущей
документации.

Толчком к проведению такой
экспертизы послужило разрешение верховной
власти на уничтожение документов, которые
«уже не заключают в себе никакой важности
и не нужны для будущего времени».12 Это указание Николай I вместе
с Особой инструкцией, утвержденной им
в 1830 г. дал сенатору Ману, председателю
комиссии по разбору Государственного
архива старых дел и Сенатского архива.

Порядок определения ценности
документов, выявления категорий документов, имеющих
практическую ценность и справочный характер,
а также сроки их хранения устанавливались
специальными правилами и инструкциями
в каждом центральном ведомстве (министерстве)
и утверждались верховной властью. Впервые
такие правила – «О порядке  разбора
и уничтожения решенных дел» были разработаны
в 1836 г. в  Военном министерстве.13

Таким образом, каждое ведомство
имело свои “Правила». Единых критериев
оценки документов, обязательных для архивов
всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный
подход к разрешению вопросов экспертизы
вел к большим расхождениям в определении
ценности документов. В результате многие
по-настоящему ценные для потомков документы,
но не представлявшие интереса для ведомства,
уничтожались.

Ведомства приступили к разработке
правил хранения и уничтожения «решенных
дел», когда «помещения канцелярий действующих
учреждений до того переполнились деловыми
бумагами нового времени, что трудно было
размещаться канцелярским чиновникам,
а передвигать устаревшие делопроизводства
в свободные подвалы, на чердаки, в башни,
сараи было невозможно, потому что таких
помещений уже недоставало»14.

Между тем, следует отметить,
что к середине ХIX века относится и появление 
первых перечней  документов  со 
сроками хранения.

Все ведомства делили свои документы
на три разряда: дела, не подлежащие хранению
в архиве, дела временного и дела постоянного
хранения. Главным недостатком ведомственных
перечней XIX века был полный разнобой и
произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории — в разных
министерствах судьба одних и тех же категорий
дел решалась порою противоположно.

Для достижения этой цели были
поставлены конкретные задачи

— содержания (значение имеющейся
в документе информации, повторение информации
документа в других документах, его вид
и подлинность);

— внешних особенностей (форма
передачи содержания, удостоверения, оформления
документа, физическое состояние документа,
степень полноты сохранности фонда).

К изучению вопросов отбора
на хранение документов негосударственных организаций приступили практически
сразу же в момент их появления. Еще в 1991
г. началось исследование темы: «Отбор
на государственное хранение документов,
образующихся в деятельности организаций
и предприятий нового типа» — теперь «негосударственных
организаций».

Читайте также:  Реферат на тему феодальная раздробленность на руси

В 1993 г. изданы методические
рекомендации «Отнесение организаций
и предприятий нового типа к числу источников
комплектования государственных архивов».22

Вопросы экспертизы ценности
документов нашли свое отражение в первом
российском законе об архивном деле – «Основах законодательства
Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах»,23 а также в ряде других документах:
Положении об Архивном фонде Российской
Федерации (1994)24, нормативно-методических документов
Федеральной архивной службы России и
органов управления архивным делом субъектов
Российской Федерации в области архивного
дела В 1995 г. было утверждено «Примерное
положение о постоянно действующей экспертной
комиссии организации»25, в 2002 г. «Основные правила работы
архивов организаций»26.

Современный этап развития
экспертизы ценности документов начинается
с принятия в 2004 г федерального закона 
№124 « Об архивном деле в Российской Федерации».27

Глава 2. Экспертиза ценности
документов в делопроизводстве

2.1. Понятие и назначение
экспертизы ценности документов

Ценность документа — это информационные
возможности документа, обусловленные
его историческим, научным, социальным,
экономическим, политическим или культурным
значением. Теория ценностных приоритетов
— основа теории оценки и отбора
документов на хранение, т.е. выбора приоритета
более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса
конкретных потребителей, но должна отвечать
информационным потребностям общества.
Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами
в течение последних двадцати лет подтверждался
в ходе исследования разных аспектов проблемы
ценности: значимости документов с точки
зрения отраженных в них фактов, значимости
документов для оперативного управления
и для общества как исторических источников,
значимости документов в свете теории
отражения и в свете положений теории
информации, а также с точки зрения социальной
памяти общества.

Ценность различных документов
как для организаций, так и для государства
в целом, неравнозначна. Она зависит от многих
факторов. Так, часть документов содержит
информацию, которая необходима только
для решения какой-то конкретной задачи.
Она носит разовый характер, и после ее
использования в ходе выполнения задания
документы теряют свое значение. Информация,
содержащаяся в других документах, может
сохранять свое значение на протяжении
нескольких лет. Поэтому необходимая документация
должна храниться в течение определенного
времени. Но есть документы, которые имеют
большое значение не только для практической
деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию
о политической, научной или культурной
жизни общества, развитии государства,
работе государственного аппарата и т.д.
Такие документы могут служить источниками
для изучения различных областей государственной
и общественной жизни. Это определяет
необходимость их постоянного хранения
в государственных архивах Российской
Федерации.

Подготовка документов, законченных
делопроизводством, к дальнейшему хранению
и использованию является завершающим этапом работы
с ними. Основные цели упорядочения и хранения
исполненных документов — это, во-первых,
создание условий для использования их
самой организацией в справочных целях
и, во-вторых, пополнение Архивного фонда
Российской Федерации документами, имеющими
важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему
хранению и использованию включает:

— экспертизу ценности документов
для определения возможности их практического
и научного использования;

— оформление дел;

— составление описей дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

— обеспечение их сохранности;

— передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов
— это изучение документов на основании
критерием их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора для
включения в состав Архивного фонда Российской
Федерации28.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько
этапов, начинается в текущем делопроизводстве
и заканчивается в государственном архиве.

Первый этап. Оценка документов
с целью определения возможных сроков
хранения различных категорий дел. Эта
работа проводится еще до заведения дел.
Результаты экспертизы находят отражение
в номенклатуре дел, которая составляется
в организации на будущий год.

Второй этап. Проводится через два года,
когда документы вышли из оперативной
работы, при подготовке документов к длительному
хранению или к сдаче в архив организации.
На этом этапе осуществляется отбор документов
и дел постоянного и длительного (свыше
10 лет) хранения включая документы по личному
составу, и их подготовка для передачи
в ведомственный архив (архив организации).
Документы временного хранения, сроки
хранения которых истекли, отбираются
к уничтожению.

Третий этап. Снова уточняется
ценность документов при передаче их на
постоянное хранение из архива организации
в государственный архив (если организация
является источником комплектования государственного
архива), а также отбираются к уничтожению
дела длительного (свыше 10 лет) хранения,
сроки хранения которых истекли (в том
числе и дела по личному составу). Экспертиза
ценности документов проводится по мере
поступления дел от структурных подразделений,
а также при необходимости упорядочения
документов и дел.

При проведении экспертизы ценности 
документов в структурных подразделениях 
осуществляется отбор дел постоянного 
и временного (свыше 10 лет) хранения 
для передачи в архив; отбор 
дел с временными сроками хранения,
подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли. При этом
одновременно проверяются качество и
полнота номенклатуры дел организации,
правильность определения сроков хранения
дел.

Значительно облегчает экспертизу
ценности документов деление их на три
группы29:

1. Основная документация,
наиболее полно отражающая деятельность 
учреждения, предприятия, фирмы по 
выполнению основных функций 
и задач (положения, приказы, планы,
отчеты, доклады, обзоры, протоколы 
собраний и совещаний, переписка
с органами власти, с вышестоящими организациями
по вопросам деятельности). Эти документы
в основном подлежат постоянному хранению.

Читайте также:  Диссертация на тему «Конструктивное взаимодействие преподавателей и студентов как фактор повышения качества обучения в вузе», скачать бесплатно автореферат по специальности ВАК РФ 13.00.01 - Общая педагогика, история педагогики и образования

2. Оперативная документация содержит сведения, необходимые
для текущей практической деятельности
(документы по бухгалтерскому учету и
отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным
вопросам и т.д.). Для этой категории документов
устанавливаются временные сроки хранения30.

3. Документация по личному 
составу (приказы, личные карточки 
рабочих и служащих, книги учета
личного состава, лицевые счета начисления
заработной платы рабочим и служащим и
т.п.). Эта документация имеет длительный
срок хранения, к ней часто обращаются
для наведения справок по заявлениям граждан
о трудовом стаже, заработной плате и др.
вопросам, она хранится в организации
долговременно.

Проведение экспертизы следует
начинать с просмотра документов канцелярии
или секретариата руководства, затем таких
функциональных структурных подразделений,
как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах
каждого подразделения просматривают
сначала наиболее важные и обобщающие
материалы и отбирают на постоянное хранение
подлинники документов наиболее полно
характеризующих основную деятельность
организации: положения, приказы, перспективные
планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо
причине подлинники документов постоянного
срока хранения отсутствуют, на хранение
оставляют заверенные копии этих документов31.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах
и направленная для сведения в различные
структурные подразделения) подлежит
уничтожению. На постоянное хранение оставляется
только подлинник в том структурном подразделении,
где он был составлен. Однако, если на дублетном
документе имеются какие-либо ценные пометки,
отсутствующие на подлиннике, или подлинник
находится в плохом физическом состоянии,
его также следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения
документов устанавливаются с помощью
специально разработанных и утвержденных
архивными учреждениями перечней документальных материалов
с указанием сроков хранения различных
категорий документов. Основные Перечнем
сегодня является Перечень типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения, утвержденный
приказом Министерства культуры РФ от
25 августа 2010 г. № 558.

В обобщенном виде задачи экспертизы
ценности документов состоят в следующем:

— отбор документов, имеющих политическое,
хозяйственное, научное, культурное значение,
для последующей передачи их на постоянное
хранение в государственные архивы Российской
Федерации;

— отбор документов на временное
хранение, не представляющих научно-исторической
ценности, но сохраняющих практическое
значение;

— выделение к уничтожению документов,
не имеющих научной ценности и утративших
практическое значение;

— установление или изменение
сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов
осуществляется:

— в делопроизводстве организации;

— в ведомственном архиве;

— в государственном архиве как
самостоятельный вид работы (целевая экспертиза),
а также при описании и переработке описей
дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве
учреждения проводится при:

— составлении номенклатур дел,
когда определяется ценность будущего
дела на основании перечней документов
и опыта работы;

— регистрации поступающих в
организацию документов (при проставлении
на документе индекса определяется его
принадлежность к конкретному делу с обозначенным
сроком хранения);

— направлении документа в дело
(исполнитель, подробно изучив вопрос,
рассматриваемый в документе, более квалифицированно
может судить о принадлежности документа,
чем регистрировавший его секретарь);

— проверке правильности отнесения
документов к делам (дела должны быть просмотрены
полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

— подготовке дел к последующему
хранению после завершения их делопроизводством
(осуществляется делопроизводственным
персоналом в структурных подразделениях
и контролируется экспертной комиссией
организации).

Необходимо подчеркнуть, что
базовые положения оценки и отбора документов
заключаются в том, что их ценность определяется
независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация
-фондообразователь, на общих принципах
и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза
ценности проводится при подготовке дел
к передаче на постоянное хранение и при
выделении к уничтожению дел, срок хранения
которых истек. Если в учреждении имеются юридически
самостоятельные структурные подразделения,
то из ценных документов формируют несколько
архивных фондов.

Экспертиза ценности документов
в ведомственном архиве производится
под методическим руководством государственного
или муниципального архива.

Для проведения ЭЦД, а также 
рассмотрения нормативно-методических 
документов его работе службы 
делопроизводства в организации 
создаются постоянно действующие 
экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах 
создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные
задачи которых дополняются рассмотрением
и согласованием результатов работы экспертной
комиссии подведомственных организаций.
Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются
типовое положение, утвержденное государственной
архивной службой России.

Экспертные комиссии являются 
совещательным органом, их решения 
утверждаются руководителем организации 
или его заместителем. Секретарем 
экспертной комиссии назначается,
как правило, секретарь организации 
или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии
проводятся не реже двух раз в год и оформляются
протоколами32.

Основные задачи экспертной
комиссии:

— организация ежегодного отбора документов
на хранение и уничтожение;

— рассмотрение актов о выделении 
к уничтожению документов и 
дел, срок хранения которых истек.

2.2. Принципы и критерии
экспертизы ценности документов

Для успешного проведения экспертизы
ценности необходимо пользоваться критериями
ценности документов. Критериев таких
много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные,
но применяются они в совокупности. В этом
— одно из проявлений принципа всесторонности
и комплексности оценки.

По результатам экспертизы
ценности документов составляется ряд
документов

Курсовая работа выполнена
в полном объеме в соответствии с требованиями.

Оцените статью
VIPdisser.ru