Рассмотрев
наиболее типичные ошибки и нарушения,
свойственные плохо организованной
системе первичного учёта можно прийти
к выводу, что у предприятия существует
потребность в конструктивных предложениях
по совершенствованию систем учёта и
внутреннего контроля Управления. В
данной части будут даны отдельные
рекомендации по совершенствованию
(повышению эффективности) системы
первичного учёта и по оптимизации
системы внутреннего контроля в разрезе
подсистем, входящих в систему организации
первичного учёта. Следует заметить,
что самым эффективным способом решения
данной проблемы является комплексная
автоматизация предприятия во всех
направлениях: делопроизводство, кадры,
производственный и бухгалтерский учёт
и т.д. В этом случае все бизнес процессы
(и учётные в том числе) на стадии
постановки технического задания на
внедрение автоматизированной системы
и на стадии собственного внедрения
неизбежно будут формализованы,
унифицированы и стандартизированы,
что качественно повысит уровень
организации первичного учёта.
Однако,
в управлении инкассации нет возможности,
да и наблюдается отсутствие понимания
полезности проводить комплексную
автоматизацию, поэтому ниже приведены
общие рекомендации организационного
характера.
Сбор
и регистрация оперативных фактов,
подлежащих первичному учёту. Во
избежание ошибок и нарушений, свойственных
данной подсистеме, в Управлении
целесообразно давать детальные
инструкции конкретным исполнителям
(в виде должностных инструкций, выписок
из графиков документооборота и проч.)
о порядке и сроках регистрации данных
на носителе. Целесообразно использовать
систему поощрений и наказаний за
надлежащее исполнение исполнителями
своих обязанностей. Контрольные
мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации
и проч.) также снижают риск неэффективной
системы сбора и регистрации оперативного
факта.
Массив
первичной учётной документации.
Совершенствование
данной подсистемы подразумевает
достижение следующей цели: все документы,
подтверждающие совершение хозяйственной
операции, должны иметь юридическую
силу. Требования к оформлению документов
и способы их реализации рассматривались
ранее. Среди мероприятий, способствующих
повышению эффективности этой подсистемы,
следует выделить следующие. В первую
очередь – использование на всех участках
учёта унифицированных форм документации.
Кроме того:
Организация
работы с документацией.
Как и во всех других подсистемах,
создание графиков документооборота и
доведение их до исполнителей –
существенный шаг в плане оптимизации
системы организации работы с документами.
Большое
количество нарушений в работе с
документами, полученными от других
предприятий, требует осуществления
ряда мероприятий по их предотвращению.
В частности, службам, ответственным за
совершение хозяйственных операций с
другими предприятиями, необходимо
давать чёткие инструкции на то, какой
должна быть документация, принимаемая
ими от других организаций. Это можно
сделать, издав распоряжение главного
бухгалтера для каждого подразделения
организации, сотрудничающего со
сторонними фирмами либо имеющего дело
с поступающими документами, в котором
должны быть прописаны:
На
стадии регистрации документов в учётных
регистрах во избежание ошибок и нарушений
целесообразно использовать метод
«служебных записок» — своего рода
инструктивный материал для конкретной
бухгалтерской службы, описывающей
порядок бухгалтерской обработки того
или иного документа. В служебной записке
должно быть определено:
Кроме
того, риск неполного отражения документов
в учётных регистрах снижают сквозная
нумерация (предпочтительнее предварительная
или автоматическая) и централизованная
регистрация поступающих документов.
В
плане организации хранения документов
целесообразно использование графиков
документооборота и должностных
инструкций, а также повышение статуса
архивной службы при организации работы
с переданными в архив документами
(путём издания соответствующих положений
об организации архивной службы на
предприятии).
При
использовании документов в текущей
работе руководству Управления следует
обеспечить правильную организацию
доступа к первичным документам. Поскольку
на предприятии существует автоматизированная
система обработки данных, то правильный
доступ к данным будет через систему
паролей.
Среда
функционирования СОПУ. Среда,
в которой работает СОПУ, — фактор
объективный, однако у предприятия есть
реальные возможности усовершенствовать
некоторые внутренние факторы,
воздействующие на организацию СОПУ.
Для этого усовершенствование СОПУ
должно быть призвано проблемой, требующей
решения. Руководство может реально
повлиять на оптимизацию СОПУ через
построение автоматизированной системы
учёта (в том числе первичного). Полностью
автоматизированная система первичного
учёта практически устраняет риск таких
элементов СОПУ, как создание документа,
его первичная обработка и регистрация
в учётном регистре.
Соседние файлы в предмете Бухгалтерский учет
Рассмотрев наиболее
типичные ошибки и нарушения, свойственные
плохо организованной системе первичного
учёта можно прийти к выводу, что у
предприятия существует потребность в
конструктивных предложениях по
совершенствованию систем учёта и
внутреннего контроля Управления. В
данной части будут даны отдельные
рекомендации по совершенствованию
(повышению эффективности) системы
первичного учёта и по оптимизации
системы внутреннего контроля в разрезе
подсистем, входящих в систему организации
первичного учёта. Следует заметить, что
самым эффективным способом решения
данной проблемы является комплексная
автоматизация предприятия во всех
направлениях: делопроизводство, кадры,
производственный и бухгалтерский учёт
и т.д. В этом случае все бизнес процессы
(и учётные в том числе) на стадии постановки
технического задания на внедрение
автоматизированной системы и на стадии
собственного внедрения неизбежно будут
формализованы, унифицированы и
стандартизированы, что качественно
повысит уровень организации первичного
учёта.
Однако,
в управлении инкассации нет возможности,
да и наблюдается отсутствие понимания
полезности проводить комплексную
автоматизацию, поэтому ниже приведены
общие рекомендации организационного
характера.
Сбор
и регистрация оперативных фактов,
подлежащих первичному учёту. Во
избежание ошибок и нарушений, свойственных
данной подсистеме, в Управлении
целесообразно давать детальные инструкции
конкретным исполнителям (в виде
должностных инструкций, выписок из
графиков документооборота и проч.) о
порядке и сроках регистрации данных на
носителе. Целесообразно использовать
систему поощрений и наказаний за
надлежащее исполнение исполнителями
своих обязанностей. Контрольные
мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации
и проч.) также снижают риск неэффективной
системы сбора и регистрации оперативного
факта.
Массив
первичной учётной документации.
Совершенствование данной подсистемы
подразумевает достижение следующей
цели: все документы, подтверждающие
совершение хозяйственной операции,
должны иметь юридическую силу. Требования
к оформлению документов и способы их
реализации рассматривались ранее. Среди
мероприятий, способствующих повышению
эффективности этой подсистемы, следует
выделить следующие. В первую очередь –
использование на всех участках учёта
унифицированных форм документации.
Кроме того:
Организация
работы с документацией.Как и во всех
других подсистемах, создание графиков
документооборота и доведение их до
исполнителей – существенный шаг в плане
оптимизации системы организации работы
с документами.
Большое
количество нарушений в работе с
документами, полученными от других
предприятий, требует осуществления
ряда мероприятий по их предотвращению.
В частности, службам, ответственным за
совершение хозяйственных операций с
другими предприятиями, необходимо
давать чёткие инструкции на то, какой
должна быть документация, принимаемая
ими от других организаций. Это можно
сделать, издав распоряжение главного
бухгалтера для каждого подразделения
организации, сотрудничающего со
сторонними фирмами либо имеющего дело
с поступающими документами, в котором
должны быть прописаны:
На
стадии регистрации документов в учётных
регистрах во избежание ошибок и нарушений
целесообразно использовать метод
«служебных записок» — своего рода
инструктивный материал для конкретной
бухгалтерской службы, описывающей
порядок бухгалтерской обработки того
или иного документа. В служебной записке
должно быть определено:
Кроме
того, риск неполного отражения документов
в учётных регистрах снижают сквозная
нумерация (предпочтительнее предварительная
или автоматическая) и централизованная
регистрация поступающих документов.
В
плане организации хранения документов
целесообразно использование графиков
документооборота и должностных
инструкций, а также повышение статуса
архивной службы при организации работы
с переданными в архив документами (путём
издания соответствующих положений об
организации архивной службы на
предприятии).
При
использовании документов в текущей
работе руководству Управления следует
обеспечить правильную организацию
доступа к первичным документам. Поскольку
на предприятии существует автоматизированная
система обработки данных, то правильный
доступ к данным будет через систему
паролей.
Среда
функционирования СОПУ. Среда, в которой
работает СОПУ, — фактор объективный,
однако у предприятия есть реальные
возможности усовершенствовать некоторые
внутренние факторы, воздействующие на
организацию СОПУ. Для этого усовершенствование
СОПУ должно быть призвано проблемой,
требующей решения. Руководство может
реально повлиять на оптимизацию СОПУ
через построение автоматизированной
системы учёта (в том числе первичного).
Полностью автоматизированная система
первичного учёта практически устраняет
риск таких элементов СОПУ, как создание
документа, его первичная обработка и
регистрация в учётном регистре.
Дипломная работа
на
тему: «Организация первичного учёта
хозяйствующего субъекта и пути его
совершенствования (на примере деятельности
областного управления инкассации )
Глава
1. Система организации первичного
учёта 6
1.1
Нормативное регулирование первичного
учёта 6
§1.2
Структура и цель системы организации
первичного учёта 9
§1.3.
Элементы системы организации первичного
учёта 15
§
1.4. Документы как источник первичной
информации. 17
§
1.5 Классификация документов 23
В
результате рассмотрения теоретических
основ первичного учёта можно сделать
следующие выводы: 30
Глава
2 «Организация первичного учёта в
управлении инкассации» 31
§2.1
Первичные документы управления
инкассации и их значение. 31
§2.2.
Первичные документы для налогового
учёта 43
§2.3
Организация работы с документацией. 45
В
результате рассмотрения практических
основ первичного учёта можно сделать
следующие выводы: 53
Глава
3 Аудит первичного учёта 55
§3.1
Значение и необходимость аудита
первичного учёта 55
§3.2
Разработка плана и программы проверки
первичного учёта 58
3.3
Аудит первичного учёта отпуска материалов
в производство. 63
§3.4.
Типичные ошибки и нарушения в системе
организации первичного учёта, рекомендации
по их устранению. 70
§3.5
Пути совершенствования первичного
учёта. 74
В
результате проведения аудита первичного
учёта в управлении инкассации можно
сделать следующие выводы: 78
Эффективная
организация системы первичного учёта
становится в настоящее время насущной
проблемой, требующей если не немедленного,
то достаточно оперативного решения.
Связано это с тем, что сегодня значительная
часть российских предприятий, пережив
все экономические и политические кризисы
и катаклизмы последнего десятилетия и
тем не менее «оставшихся на плаву»,
перешли к качественно новому этапу
своего развития. Накоплен определённый
опыт функционирования организаций в
условиях рыночной экономики, при этом
коренным образом изменился подход к
ведению бизнеса.
Необходимость
планирования, надлежащего учёта и
контроля всех имеющихся на предприятии
ресурсов наряду с пониманием того, что
деятельность его должна быть прозрачна,
обусловили повышение требований к
систем, поставляющей оперативную и
достоверную информацию для принятия
решений. Однако на многих крупных
предприятиях потребности руководства
в такой информации не удовлетворяются,
что негативно сказывается на общей
эффективности управления. В этой связи
вопросы реорганизации и модернизации
действующих на предприятии систем
первичного, а далее – управленческого
и финансового учёта становятся более
чем актуальными.
Следует
отметить, что первичный учёт является
базой бухгалтерского учёта, результаты
анализа состояния первичного учёта на
70-80% можно проецировать на систему
бухгалтерского учёта и систему внутреннего
контроля на предприятии. Необходимым
условием обеспечения высокой эффективности
первичного учёта, является разработка
научно-обоснованной методики его
организации. Данная проблема тем более
актуальна, что до настоящего времени
отсутствует достаточная научно –
практическая база по предмету исследования,
теоретически не обобщены вопросы
организации первичного учёта.
Целью
данной работы является показать первичный
учёт как самостоятельную, требующей
исследования систему.
Объектом
исследования в работе являются участки
инкассации, на которых ведется учёт
основных средств, материалов, труда и
заработной платы, денежных средств в
кассе и на расчётных счетах. Предметом
исследования являются первичные
документы на этих участках, их значение
и движение.
Теоретической
основой настоящей работы послужили
научные труды отечественных и зарубежных
учёных в области аудита, первичного
учёта, документоведения, делопроизводства,
бухгалтерского (финансового,
управленческого) учёта, экономики
предприятия: Е.М. Гутцайта, Монтгомери,
В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и др., а
также материалы научных периодических
изданий по изучаемой проблематике.
Кроме
того, работа базируется на изучении и
анализе законодательных актов и
нормативных документов, регулирующих
аудиторскую деятельность и определяющих
правовые и методологические основы
организации и ведения бухгалтерского
учёта в Российской Федерации.
Карагандинский Экономический Университет
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
Допускается к защите
к.э.н., проф. Мадиева К.С.
на тему: «Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования»
Караганда 2008
На путь формирования встали все отрасли экономики с целью проведения отечественной системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствие с международными стандартами. В последние годы в нашей стране была проведена большая работа по реформированию бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность компаний должна быть прозрачна, поэтому повышаются требования к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных промышленных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы организации действующих на предприятии систем первичного, а далее управленческого и финансового учета, становятся более чем актуальными.
Развитие предпринимательства сопровождается возрастанием роли бухгалтерской информации в сферах управления, контроля и анализа предпринимательской деятельности. Своевременность, качество и достоверность этой информации достигаются высоким уровнем подготовленности и профессионализма бухгалтера.
В существующей системе учета имеются три основных компонента. Это, во-первых, статистика, использующая особые методы сбора и обработки информации (группировки, динамические ряды, индексы и пр.). Во-вторых, оперативный учет, который осуществляют внутри и в пределах предприятия. Необходимость его заключается в том, чтобы обеспечить непосрсдственное наблюдение за отдельными процессами, операциями в момент их совершения для оперативности в управлении. Основным видом учета на предприятии является бухгалтерский учет, обеспечивающий акционеров, участников, администрацию и других пользователей информацией о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений, т.е. является информационным обеспечением управленческих решений.
Для сбора, регистрации и обработки данных в бухгалтерском учете используют следующие приемы: первичное документальное оформление и отражение, инвентаризация, денежная оценка, калькуляция, группировка, двойная запись, составление баланса. Система бухгалтерского учета предполагает обязателыюе документирование всех финансово-хозяйствснных операций. Любая запись в бухгалтерских документах или, как их называют, учетных регистрах требует наличия документа, подтверждающего факт совершения операций. Это накладные, платежные поручения, счета, акты и т.п., которые называются первичными документами. Все первичные документы, как правило, составляются в момент совершения операции. Комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом, называется первичным учетом.
Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть казахстанских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.
Цель дипломной работы — проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на материалах действующего предприятия.
В соответствии с поставленной целью были сформулированы основные задачи дипломной работы:
— исследовать теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций;
— изучить организацию первичного учета на предприятии ТОО «Огона»;
— разработать рекомендации по совершенствованию первичного учета на предприятии.
Предметом исследования является первичный учет производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Объектом исследования послужила бухгалтерская документация предприятия ТОО «Огона». Основным видом деятельности анализируемого предприятия является оптово-розничная торговля широким ассортиментом товаров, а также строительно-монтажные работы.
Теоретической и методологической основой послужили законодательные и нормативные документы Президента и Правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов, статистические материалы, материалы периодической печати.
1 Стадии учетного цикла, место и роль первичного учета в системе бухгалтерского учета
Целью предпринимательской деятельности является обеспечение общественных потребностей и извлечение дохода. В производственном предприятии данная цель реализуется в производственно-хозяйственном процессе. Производственно-хозяйственная деятельность предприятия складывается из отдельных хозяйственных операций по заготовлению сырья и материалов, выпуска готовой продукции, реализации её потребителям, выплате заработной платы, и т.д. Совершаемые хозяйственные операции отличаются друг от друга по содержанию, продолжительности совершения, техническим средствам, используемым при их выполнении, и по целому ряду других признаков. Однако все они взаимосвязаны и представляют собой составные элементы единого хозяйственного процесса.
Задачей бухгалтерской службы предприятия является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами.
При организации бухгалтерского учета на предприятии следует определиться с учетной политикой.
Учетная политика представляет собой совокупность способов для ведения учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.
Для формирования учетной политики в организации создается комиссия из числа бухгалтеров, финансистов, юристов и других работников компетентных служб. Комиссия призвана сформировать политику в части выбора наиболее приемлемых способов ведения бухгалтсрского учета и исходных положений. Сформированная учетная политика утверждается внутренним документом — приказом или распоряжением, а затем в соответствии с избранной учетной политикой разрабатываются должностные инструкции, положения, схемы документооборота.
Каждый вид операции можно сгруппировать по различным классификационным признакам, их наличию и движению. Основные носители учетной информации в процессе текущего этапа — учетные регистры (счетные таблицы определенной формы) и документы расчетного характера. Кроме них, составляются разного рода бухгалтерские справки, носящие сугубо индивидуальный характер (исправление ошибок, отражение результатов инвентаризации и др.). Запись всех хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры осуществляется в заранее определенном порядке, независимо от избранной формы учета. Здесь многое зависит от способа ведения записи, степени детализации или укрепления объекта учета, применения технических средств и т.д. Условно количество операций объединяется в четыре вида:
1) продвижение первичных документов (прием, передача);
2) арифметические действия (подсчет, расчет);
В свою очередь данные виды могут включать в себя дополнительные операции, количество которых зависит от способа обработки информации (вручную, автоматизированного), принципов разделения труда и других причин.
Рациональная организация учета на данном этапе предполагает установление максимально коротких отрезков времени на обработку документов по каждой операции, каждому исполнителю и их своевременную передачу по месту требования.
Заключительный этап учетного процесса — сводный учет. Он представляет собой процесс формирования определенных показателей. Информации сводного (итогового) обобщения характеризуют состояние и результаты деятельности хозяйствующего субъекта. Отличительной особенностью учетных номенклатур данного учета является то, что по содержанию их можно разделить на два вида:
— обязательные (внешние), регламентируемые соответствующими инструкциями системы отчетности;
— необязательные (внутренние), разработанные самими субъектами.
Важный аспект организации движения учетной информации на этом этапе — установление заранее продуманной системы взаимосвязи бухгалтерии с другими подразделениями. При этом избранные способы ведения учета должны отвечать общепризнанным нормам и правилам.
Из многообразия способов ведения учета субъект вправе сам выбрать те, которые в полной мере обеспечивают учетный процесс и в результате использования которых формируется полная и достоверная бухгалтерская информация.
При ведении бухгалтерского учета предприятие должно обеспечить:
— соблюдение в течение отчетного года принятого правила отражения хозяйственных операций и оценки имущества;
— фиксирование изменений, планируемых на следующий год, в пояснительной записке, прилагаемой к годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год;
— полноту отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций, осуществленных за это время, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;
— правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам; разграничение в учете текущих затрат на производство, инвестиции и другие цели;
— тождество информации аналитического учета данным об оборотах и остатках по синтетическим счетам на первое число каждого месяца.
Для правильности отражения хозяйственных операций и подведения итогов деятельности субъекта следует выполнить определенные учетные процедуры (Рисунок 2).
Как свидетельствуют представленные этапы учетного цикла, т.е. последовательных шагов движения, все хозяйственные операции и явления, которые затрагивают имущество, обязательства и капиталы, должны быть зарегистрированы в бухгалтерском учете, независимо от объемов, количества и других параметров. Объектами бухгалтерского учета являются внешние (вытекающие из хозяйственных связей субъекта с окружающей средой) и внутренние (возникающие в результате кругооборота хозяйственных средств внутри самого субъекта) операции.
Регистрация бухгалтерской информации в учетных регистрах подразумевает группировку (классификацию) и системное текущее отражение всех хозяйственных операций, оказывающих влияние на имущественно правовое положение субъектов посредством счетов и двойной записи.
Обязательный элемент системы бухгалтерского учета — документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и др. Для облегчения бухгалтерских задач все записи в журналы следует вносить с необходимой полнотой и детализацией.
Затем записи из журналов переносят в Главную книгу посредством обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала хозяйственных операций. Эта процедура завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т.е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены по счетам Главной книги.
На данном этапе учетного процесса должны быть выполнены две основные задачи:
— проверка равенства итогов дебетов и кредитов записей в Главной книге;
— представление информации о перечне всех открытых счетов и сальдо по этим счетам, что дает возможность провести исправления для подготовки финансовой отчетности субъекта.
И, наконец, заключительным этапом учетных работ является закрытие номинальных (временных) счетов, данный этап подразумевает доведение счетов до нуля с тем, чтобы на них заново отражать операции в следующем периоде.
Остатки со всех счетов доходов и расходов переносятся на счет 5610 «Итоговая прибыль (итоговый убыток)». Счет 5610 «Итоговая прибыль (итоговый убыток)» в Главной книге используется в конце отчетного периода для определения финансового результата. Сопоставление доходов и расходов на нем показывает чистую прибыль или чистый убыток за год.
Необходимым дополнением к учетному циклу могут быть этапы сбора информации для системы управленческого учета, преследующие цель — обеспечить контроль за увеличением доходов и оптимизации затрат. Периодическое изменение внешних рыночных условий, инфляционные процессы и другие обстоятельства заставляют обращать внимание на увеличение ассортимента продукции, ориентированной на потребителей, на объемы поставок и выбор поставщиков и т.д.
Таким образом, первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует его как организационное целое. Информация первичного учета — основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.
Поскольку первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации, то его объектами являются учетные номенклатуры и их движение. Кроме того, регистрация в документах посредством оформления хозяйственных операций и материальных носителей первичной информации делает первичный учет базисом организации всей системы бухгалтерского учета.
Общая характерная особенность учетного информационного процесса — наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных. В целом процесс учета отличается строгим документальным оформлением всех хозяйственных фактов (явлений).
2 Сущность документации как метода бухгалтерского учета, понятие документооборота, его значение и организации
Метод бухгалтерского учета — совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Поэтому метод нельзя рассматривать как нечто застывшее. Изменение экономических отношений, развитие научно-технического прогресса предъявляют новые требования к бухгалтерскому учету, а это вызывает изменение его приемов и способов. Например, применение компьютеров приводит к совершенствованию способов наблюдения, контроля и регистрации хозяйственных операций, съема информации. Содержание метода бухгалтерского учета вытекает из его сущности и особенностей бухгалтерского учета.
Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и финансовая отчетность.
Документацией называется процесс оформления операций документами, который представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.
Документ (от лат. — свидетельство, доказательство) в широком смысле — это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.
При ведении бухгалтерского учета субъектом должны быть обеспечены:
— неизменность принятой учетной политики в отражении отдельных хозяйственных операций и оценки активов и обязательств в течение отчетного периода;
— полнота отражения в учете всех осуществленных за отчетный период хозяйственных операций и результатов инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
— тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на начало каждого месяца.
В результате своей деятельности любое предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает те или иные решения. Практически каждое такое действие находит отражение в бухгалтерском учете, который в свою очередь, состоит из различных видов работ, подразделяющихся на операции, основанные на методических и технических приемах.
Документирование выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью на завершающем этапе учетного процесса.
В учетном процессе следует различать четыре стадии. На первой — регистрируют и измеряют учетные данные; на второй — систематизируют их и обобщают в учетных документах; на третьей — объединяют сведения воедино для подготовки отчетности; на четвертой стадии обобщают и анализируют данные.
Исходный объект организации процесса учета — учетная номенклатура (от латинского «nomenklatura» — совокупность или перечень названий терминов, употребляющихся в какой-либо отрасли науки). В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают состав названий хозяйственных фактов (явлений и процессов) — это характеристики состояния объектов учета (активы, имущество по форме функционирования), пассивы (обязательства и капитал), хозяйственные процессы, а также результаты деятельности, которые должны быть отражены в системе учета.
В учетной науке издавна существуют чисто теоретические основы и технологические приемы учета. Исходя из теории главы венецианской школы учета Фабио Беста (1845 — 1923 гг.) можно провести разграничение учета по времени его проведения (Рисунок 1).
Рисунок 1 — Учетный процесс во времени
Состав объектов учета в каждом периоде учетного процесса определяется содержанием хозяйственной деятельности конкретного субъекта и объектами информации. Важную роль в организации учета играет однотипность многих бухгалтерских процедур.
К совокупности правил и технических приемов бухгалтерского учета, при помощи которых обеспечивается взаимодействие основных элементов учетной системы, можно отнести: первичное наблюдение; стоимостное измерение; текущую группировку; итоговое обобщение.
В практике хозяйствования перечисленные приемы реализуются по-разному.
Первоначальная стадия (этап) учетного процесса, на которой производятся наблюдение, измерение и фиксация результатов в носителе учетной информации, называется первичным учетом (рисунок 1). В общем виде он представляет собой повторяющийся во времени организованный процесс сбора, регистрации, накапливания и хранения информации; в условиях автоматизации — ее передачу в компьютерные носители и первоначальную обработку.
Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом. Такими документами являются накладные и акты (приемные, отгрузочные, на внутренние перемещения), анализные карточки, удостоверения о качестве и сертификаты, платежные документы (требования, поручения, ордеры, чеки, векселя) и др.
Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.
Основной целью системы первичного учета следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учета, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия, как за прошедшие, так и за текущий периоды.
Объекты учета в целом можно объединить в две группы:
— объекты, обеспечивающие ведение хозяйственной деятельности;
— объекты, составляющие хозяйственную деятельность.
Интеграция различных видов учета предусматривает создание единого первичного учета для комплексного использования во всех ее подсистемах.
Сегодня, несмотря на попытки разработать и внедрить типовые формы первичных документов (Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 21.06.2007г. № 216 «Об утверждении форм первичных учетных документов»), первичный учет остается недостаточно упорядоченным, трудоемким и плохо организованным, а это сдерживает развитие интегрированных систем обработки информации. Следовательно, задача первичного учета заключается не только в сборе, измерении и обработке информации, но и в обеспечении обратной связи при подготовке и принятии решений. Повышение уровня автоматизации и широкое использование различных видов вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса выдвигают возможность отказа от первичных документов в виде бумажных носителей. Из общего порядка исключение могут составлять лишь операции, непосредственно связанные с денежными расчетами. Данное обстоятельство актуализирует проблему, поэтому применяемые первичные документы должны носить унифицированный характер.
Стоимостное измерение фактов хозяйственных операций присуще только оценке и калькуляции, которые характерны для следующей стадии учетного процесса. Все свершившиеся хозяйственные события оцениваются через денежный измеритель как всеобщий эквивалент, затем выбирается стратегия поведения субъекта на будущее. Перенос данных из учетных регистров в отчетные формы — завершающая стадия учетного процесса.
Главная задача, стоящая перед организацией движения массивов носителей учетной информации, — оптимизация каналов передачи. Факт совершения хозяйственных операций фиксируется в первичных документах. Поэтому именно они должны содержать достоверные сведения и оформляться в момент совершения операции. Эти обстоятельства важны в связи с тем, что бухгалтер, не имеющий достаточной базовой подготовки и/или практического опыта, не обращает должного внимания на полное оформление первичного документа. В результате к субъекту хозяйствования предъявляются финансовые санкции, поскольку указанные нарушения в большинстве своем способствуют сокрытию или занижению дохода, а, следовательно, и налогооблагаемой базы.
Первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерения и регистрации явлений хозяйственной жизни, но и несет в себе контрольные функции, необходимые для выявления тех или иных отклонений.
Более половины затрачиваемого на организацию учетного процесса времени уходит на текущий учет — составную неотъемлемую его часть. Формирование учетной номенклатуры на данном этапе — самый сложный организационный вопрос, так как происходит преобразование сообщений (т.е. фактов) в условные знаки — шифры, коды. Для текущего учета характерны разработка рабочего плана счетов и отбор хозяйственных операций, содержанием которых является движение средств, смена одной формы имущества другой.
