Разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации
. Роль информации в современном менеджменте
. Информатизация управленческой деятельности
.1 Классификация информации и области ее применения
.2 Информационное обеспечение поддержки принятия решений в контексте развития систем управления
.3 Управленческие информационные системы
. Практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии
Список использованной литературы
Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов.
В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
Объект работы — современное информационное обеспечение. Предмет работы — менеджмент. Цель работы — разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации.
1)раскрыть роль информации в современном менеджменте;
2)изучить информатизацию управленческой деятельности;
)рассмотреть практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии.
1. Роль информации в современном менеджменте
Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса — улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест — должностным обязанностям сотрудников.
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
) Возможная экономия расходов за счёт снижения
-фонда заработной платы
стоимости программного обеспечения
расходов на почту
расходов на оформление договоров
расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
-избежание будущего роста численности персонала
-уменьшение требований к обработке данных
снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
-улучшение качества информации
улучшение и ускорение обслуживания
новые производственные мощности
более уверенные решения
уменьшение просроченных платежей
Понятие информации является достаточно емким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information — разъяснение, осведомление, изложение.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причем направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:
-формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
-организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:
-значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
-обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
-ЭВМ крупногабаритные и персональные;
электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
средства автоматизированной обработки текстовой информации.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:
-разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
-контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
расчета заработной платы;
контроля за поступлением заказов;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70% сократить затраты на ввод информации.
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.
Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.
Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.
Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
2. Информатизация управленческой деятельности
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. информационный управление менеджмент торговый
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1)Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
)Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
)Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
)Техническая и технологическая документация.
)Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
-краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
-удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим «требованием» самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений.
2.2 Информационное обеспечение поддержки принятия решений в контексте развития систем управления
Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.
Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, — в этом и состоит цель информационно-управляющей системы, сокращенно ИУС.
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.
Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:
·невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:
материально-техническое снабжение и сбыт
Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.
Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введении в строй подобной системы:
-может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
-внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.
Информационная система управления для промышленного предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:
·управление бизнес процессами
·управление проектно-конструкторскими разработками
Единство информационной системы управления предприятием состоит в том, что данные, полученные или введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).
Мировой опыт применения информационных технологий говорит, что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:
Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.
Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю
Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.
На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать — то что.
Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.
Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы — то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать — с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.
Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.
Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.
Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.
Совокупная стоимость владения — сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.
Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.
Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.
Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.
Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.
Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:
·процесс создания системы
Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.
3. Практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии
Путь создания и запуска в работу информационной системы на торговом предприятии не такой простой, как это может показаться с первого взгляда. Временные и финансовые затраты, некомпетентность персонала, множество различных сложных задач встают перед руководителем компании. Несколько лет назад можно было позволить себе отложить их решение (отложить автоматизацию) до лучших времен. Однако, за последние годы торговля сильно изменилась. Вырос рынок, но выросли и игроки этого рынка, увеличилось количество торговых фирм. Потребность в оперативной аналитической информации с каждым днем возрастает. Требование времени к управлению бизнесом «со скоростью мысли» приводит к необходимости использования на предприятии современной информационной системы. В этой статье речь пойдет о том, как избежать ошибок при выборе и вводе в эксплуатацию таких систем, как оценить результативность их работы, какие выгоды можно ожидать от их применения.
На рынке автоматизации торговых предприятий мы видели массу вариантов развития событий, при которых самые прогрессивные решения руководства компаний тонули среди серости, некомпетентности, а часто и прямого воровства сотрудников.
Решение руководства о необходимости применения серьезной информационной системы на предприятии свидетельствует об определенном положении, которого компания достигла на рынке или желает достичь. К этому моменту многие фирмы уже используют какую-либо несложную систему учета, или даже одновременно несколько таких систем. Потребность перехода на новую платформу может возникнуть по разным причинам — например, вследствие резкого увеличения количества пользователей системы, появления удаленных торговых объектов, необходимости консолидации информации о деятельности различных подразделений.
Функциональность хорошей системы редко бывает недостаточной. Однако может случиться так, что сама система будет использоваться только вместо обычного калькулятора или как средство для печати первичных документов. Причины здесь могут быть разными. Неверный выбор самой системы, ошибки в постановке задачи, неквалифицированное внедрение, невозможность подстроить программу под методологию ведения бизнеса компании и наоборот, покупка системы «впрок».
Возврат инвестиций от использования даже самой простой системы учета может происходить лишь в том случае, если она повышает эффективность бизнес-процессов предприятия. Если этого не происходит, то в скором времени любая система становится тормозом, мешающим развитию бизнеса: сотрудники работают с каждым днем все больше, а результата все меньше. Возможная обратная ситуация — с целью укрепления рыночной позиции, компания готова к внедрению новых технологий, но используемая неповоротливая система учета не позволяет этого сделать. Система, игнорирующая стратегические планы, решающая лишь локальные задачи учета, не сможет сколь либо существенно упорядочить бизнес компании и помочь его расширению.
Инвестиции в информационную систему управления бизнесом, ее успешный запуск и последующая эксплуатация — достаточно серьезные вопросы, к которым стоит внимательно относиться руководителю предприятия. Успех внедрения автоматизированной системы часто граничит с успехом всего бизнеса компании, ее конкурентоспособности, положением на рынке. Не следует забывать, что это важная составляющая возврата инвестиции!
В нынешних условиях ускоряющегося роста рынка сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании зачастую становится не просто удобным средством для аналитического анализа, а настоящим инструментом в конкурентной борьбе, позволяющим, порой, удержать свою долю рынка и захватить другие. Информационная поддержка торгового бизнеса рассматривалась лишь с точки зрения актуальности использования на предприятиях современных программных продуктов.
Супермаркеты и торговые центры, открывающиеся в Тюмени, все чаще берут на себя роль неких торгово-культурных комплексов, предоставляющих жителям не только хлеб насущный, но и зрелища, а также всевозможные услуги. Как на практике воплощается эта идея и что в первую очередь необходимо для того, чтобы все работало без сбоев?
Торговый центр «Премьер» задумывался как своеобразный оплот цивилизации с современными магазинами, кафе, парикмахерской, в общем, как полноценный культурно-развлекательный комплекс. Супермаркет, и все другие подразделения торгового центра, составляющие единое целое, могут существовать и успешно развиваться только при условии грамотного управления, четко построенного механизма, позволяющего не преодолевать внезапные трудности, а предвидеть их и предотвращать.
Именно такой масштабный проект побудил руководителей компании обратиться за помощью к профессиональным консультантам. В дальнейших планах было также расширение бизнеса и создание сетевой структуры. Поэтому важность серьезной и правильной организации управления в пилотном розничном объекте возрастала многократно. Поставив дело здесь, в дальнейшем можно было тиражировать найденное решение, продвигая его не только в столице, но и в регионах.
В рамках проекта предусматривался и выбор программно-аппаратного обеспечения, призванного поддерживать ту систему управления, те бизнес-процессы, которые были выработаны совместно с консультантами. Также было проанализировано немало информационных систем, предлагаемых на рынке для торговых предприятий, ведь нужна была не просто система учета товародвижения, пусть даже интегрированная с бухгалтерией и торговым залом. Задача ставилась шире: информационная система должна была помогать принимать решения. Система учета движения товаров может сделать первичный анализ, выбрав данные по тем или иным группам товаров или периоду времени. Но при огромном товарообороте и том разнообразии подразделений, которое предполагалось реализовать в новом магазине, на изучение уже отобранной таким образом информации понадобилось бы слишком много времени, и все равно достаточно квалифицированный, обобщенный анализ был бы вряд ли возможен. Ведь для подобного анализа руководителем обычно используется не более 8 — 10% всех данных, хранящихся в системе. Консультанты решили, что наиболее подходящий для наши целей — программный комплекс «Триумф» корпорации ПАРУС, имеющей огромный опыт в создании именно автоматизированных систем управления предприятием. Некоторые утверждали, что компания рискует, ведь ПАРУС лишь около полутора лет назад начал делать разработки для розничной торговли. Для управления крупным торговым предприятием планирование финансов и деятельность в рамках бюджетов по отдельным проектам и направлениям имеет важнейшее значение».
Организация управления на современном уровне, подкрепленная сильной информационной системой, нужна была торговому центру еще и для того, чтобы в дальнейшем, в случае появления поблизости торгового предприятия подобного масштаба, быть конкурентоспособными. «Запас прочности» должен уже сейчас быть таким, чтобы в будущем собственными силами, уже без консультантов или с минимальным их участием, справиться с любой ситуацией: проанализировать конъюнктуру, просчитать свои действия и остаться успешным предприятием.
К выбору электронного торгового оборудования руководство компании отнеслось с такой же тщательностью, как и к выбору информационной системы. Был изучен ассортимент нескольких фирм, предлагавших кассовое, весовое и штрих-кодовое оборудование. Компания остановилась на двух компаниях — «ДатаСкан» и «ПринтШоп», поставляющих качественную технику ведущих мировых производителей. Она стоит недешево, но хотелось с самого начала сделать хороший магазин, который мог бы работать без сбоев в условиях больших нагрузок. Было принято предложение «ДатаСкан», приобретя POS-терминалы «Аккорды отечественной сборки. У этих касс, наиболее оптимально соотношение цена-качество. Помимо техники мирового уровня компания «ДатаСкан» продемонстрировала еще и высокое качество сервиса.
Выбирая информационную систему для торгового предприятия такого масштаба, как «Премьер», считали важным подобрать не просто систему учета, которая могла регистрировать, что и в каких количествах продано. Самым главным условием было, чтобы система служила инструментом для оценки текущего состояния и принятия решений о том, что и как делать дальше. Возможности, заложенные в модуле «Триумф-Аналитика», позволяют не только легко и быстро анализировать продаваемость товаров (по группам и отдельным позициям), но и определять другие интересующие руководителя показатели: величину выручки и прибыли за период времени, складской остаток, рентабельность, реальную себестоимость товаров, выделять из всей массы продукции лучшие и худшие позиции по выручке и прибыли и многое другое. Можно также проанализировать причины, по которым тот или иной товар плохо продается: если высока цена, то, каково ее «происхождение»; если завышена торговая наценка, то из системы легко подчеркнуть сведения о том, кто ее установил; если невыгодна закупочная цена, то можно узнать, кто принимал решение о покупке этого товара: если качество продукта оставляет желать лучшего, то следует выяснить, от какого поставщика пришел некачественный товар; если истекает срок годности, то необходимо принять срочные меры по уценке и улучшению выкладки.
Но самое главное, по признанию руководителей магазина, что получено от внедрения данной информационной системы — возможность детального анализа и прогнозирования, «проигрывания» ситуаций. «Триумф-Аналитика» позволяет не только анализировать причины, но и моделировать разнообразные ситуации: например, как будет продаваться товар, если наценку сделать не 25%, а 30%; у какого поставщика выгоднее брать данный продукт у того, кто дает меньшую цену, но предлагает партию большого объема (а успеет ли она разойтись до истечения срока годности?), или у того, кто за большую цену может отпускать часто и мелкими партиями (при этом каждый раз свежий товар). Очень важно правильно pacпределить финансы, что невозможно сделать, опираясь на бухгалтерский учет, который в основном лишь фиксирует свершившиеся факты. А финансовому директору, например, необходимы сведения о том, в какие сроки и какие суммы магазин должен перечислять своим поставщикам за полученный товар, предварительные расчеты, планирование имеющихся финансовых средств, особенно если речь идет о новых направлениях (в частности, развертывание системы работы с пластиковыми карточками) или новых партнерах — выгодно ли это? Такие расчеты непросто сделать вручную, компьютер же справляется с ними легко. Но это именно та информация, которая нужна для управления торговым процессом, финансовыми средствами и необходима для успешного функционирования крупного торгового предприятия.
Когда речь зашла о формировании парка техники встал вопрос о количестве серверов. Это не дешевая машина (стоимость — около $3 тыс.), но руководство магазина приняло решение о приобретении двух серверов. Теперь на одном из них будут храниться текущие данные и осуществляться ежедневные операции, а на другом — выполняться работа с информацией и сложные расчеты, необходимые для моделирования ситуаций и управления. В противном случае очень скоро сервер оказался бы сильно перегружен, а это моментально сказалось бы на его производительности. Следует сказать, что даже при том, что руководство Торгового центра «Премьер» пошло на закупку хорошей, а следовательно, довольно дорогой техники и ПО, затраты на информационную систему составили около 7% от общей стоимости затрат на реализацию проекта в целом.
Владение информацией — это главное, что позволит устойчиво работать и ритмично развиваться, несмотря на конкуренцию и перегибы отечественной экономики. Хорошая система управления — это залог успеха.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др. Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты.
Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации. Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации.
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия. Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы.
В нынешних условиях ускоряющегося роста рынка сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании зачастую становится не просто удобным средством для аналитического анализа, а настоящим инструментом в конкурентной борьбе, позволяющим, порой, удержать свою долю рынка и захватить другие. Следует сказать, что даже при том, что руководство Торгового центра «Премьер» пошло на закупку хорошей, а следовательно, довольно дорогой техники и ПО, затраты на информационную систему составили около 7% от общей стоимости затрат на реализацию проекта в целом, приносящего немалые прибыли. Владение информацией — это главное, что позволит устойчиво работать и ритмично развиваться, несмотря на конкуренцию и перегибы отечественной экономики. Хорошая система управления — это залог успеха.
1.Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. М.: МГУ, 2014. — 222с.
.Ананькина Е.А. и др. Контроллинг как инструмент управления предприятием. М.: ЮНИТИ, 2015. — 164с.
.Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. М.: Экономика, 2015. — 240с.
.Болотов Э. Проблемы информации в управлении экономикой в России. // Экономист. — 2014. — №2. — С.64-68.
.Введение в информационный бизнес. / Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 2015. — 122с.
.Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера. М.: НОРМА, 2013. — 144с.
.Дашков Л.П. Организация, технология и проектирование торговых предприятий. М.: Маркетинг, 2014. — 400с.
.Информационные системы в экономике. М.: МГУ, 2014. — 352с.
.Кибизова И.Г. Стратегия интерактивной информационной политики предприятия на основе технологии Интернет. // Экономика и финансы. — 2015. — №1. — С.53-54.
.Колесников С. Из истории автоматизации методологий управления предприятия. // Открытые системы — 2014. — №4. — С.44-50.
.Костогрызов А.И. и др. Основы оценки, обеспечения и повышения качества выходной информации в АСУ организационного типа. М.: Изд. «Вооружение. Политика. Конверсия», 2014. — 278с.
.Лукашевич В.В. Управление персоналом (предприятий торговли и общественного питания). М.: ГЕЛАН, 2014. — 253с.
.Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2013. — 290с.
.Скрипкин К.Г. Финансовая информатика. М.: ЮНИТИ, 2015. — 224с.
.Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления). / Пер. с англ. — М.: Экономика, 2014. — 240с.
.Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. / Под ред. Л.А. Брагина. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 560с.
3 Анализ материально-технического
обеспечения
Оснащение различной
техникой, позволяет экономить управленческие
и накладные расходы, проводить
более эффективное внутрифирменное
планирование, управление и контроль.
Обеспечить руководителя как можно
быстрее необходимой ему достоверной
информацией для принятия оперативных
решений возможно с помощью новейших
технических средств. Руководитель
в своей деятельности использует
различные технические средства
для принятия управленческих решений:
1) Телекоммуникационная
связь (телефон, факс, почта, электронная
почта, локальная сеть, Интернет);
2) Вычислительная
техника (персональный компьютер, калькулятор);
3) Копировально-множительная
техника (принтер, сканер, ксерокс);
4) Информационные
системы (телевидение, газеты, журналы).
Ниже в
таблице представлена характеристика
телефонной сети ОАО «Технический университет
КубГТУ» (таблица 1).
Таблица
№2.1- Характеристики работы телефонной
сети
Данные из
таблицы подтверждают частые жалобы
сотрудников, о невозможности дозвониться
до города в часы пик. Это примерно
с 10 часов до 12 часов и с 14 часов
до 16 часов. Если в Техническом университете
выход в город осуществляется
автоматически, то клиентам дозвониться
с города практически невозможно.
Из-за не решаемости проблемы Лицей
установил себе в подразделение дополнительный
телефон из своих средств. Эта потеря времени
руководителем, это снижение имиджа организации,
потеря потенциальных клиентов. Появление
локальной сети и Интернет в 2006 году и
дальнейшее её развитие положительно
повлияло на работу персонала ОАО «Технический
университет КубГТУ». Сократились затраты
времени и средств так как локальная сеть
позволяла:
2) Сократить
расходы на приобретение дискет,
принтеров, жестких дисков
5) Сократить
обслуживаемый персонал.
Приведём
сравнение в чём проявляются
потери: 1) Время плановой переустановки
программного обеспечения на всех машинах
в классе составляет в 20 – 30 раз медленнее.
Это связано с первую очередь
из-за отсутствия локальной сети и
из-за того, что на половине машин
нет CD-ROMов. Их устанавливали не на все
машины, так как надеялись на появление
в скором будущем локальной сети.
2) Невозможно проводить занятия, связанные
с локальной сетью или с
Интернетом. 3) Перед установкой дополнительного
программного обеспечения, часто необходимо
решать проблему с нехваткой дискового
пространства путём удаления другого.
Третий пункт описанный выше приводит
к дополнительным переустановкам программного
обеспечения, а это снова потери
времени, описанные выше в первом
пункте. Это наглядный пример того,
что интересы отдела сетевых технологий
расходятся с интересами Компьютер-колледжа,
а неоднократные просьбы и
служебные записки не помогают разрешить
эту проблему через высшее руководство
ОАО «Технический университет КубГТУ».
Сеть построена по топологии звезда.
Эта самая затратная топология
сети, когда к каждому отдельному
компьютеру тянется витая пара . В тоже
время эта топология имеет большие преимущества:
Кроме того,
в обществе существует физически
изолированная другая сеть, состоящая
из трёх компьютеров. На этих компьютерах
работают сотрудники отдела кадров и
расчётный сектор в бухгалтерии.
Это указывает о низком профессиональном
составе руководства отдела сетевых
технологий, которые не могут обеспечить
безопасность сети на программном уровне
и поэтому пошли по простому и
не самому эффективному пути. Использование
сетевых ресурсов (сетевой принтер,
сетевые диски) не используется в
размерах всего акционерного общества,
а осуществляется в пределах подразделений,
т.е. каждое подразделение приобретает
себе необходимое оборудование, хотя
с помощью локальной сети можно
было организовать сетевые ресурсы
для всей организации. Использование
сети Интернет, позволило в многим
сотрудникам получать самую свежую
и новую информацию по любой тематике.
Использование сети Интернет сейчас
– это успех в будущем, так
как некоторые организации в
Краснодаре об этом лишь мечтают или
эти шаги только начинают делать. Это
будущее, это престиж организации.
Рассмотрим состояние парка персональных
компьютеров. Уровень обеспеченности
отделов персональными компьютерами
и их моральный износ. В 2008 году
в ОАО «Технический университет КубГТУ»
после появления локальной сети планировалось
использовать электронную почту на основе
службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась
модернизация большинства компьютеров
в организации. Большинство машин работали
в операционной системе DOS с программной
оболочкой Windows 3.11 или с операционной системой
Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти.
Ниже в таблице представлены этапы модернизации
компьютерной базы Технического университета
(таблица 2).
Таблица2.2
— Этапы модернизации в ОАО «Технический
университет КубГТУ»
