Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации)1. Изучить особенности оформления отдельных видов управленческих документов, использование унифицированных форм, трафаретных текстов и т.д. на предприятии (организации)
Управленческие документы (организационно-распорядительные документы) – это документы, в которых фиксируют решения административных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
ОРД подразделяются на 3 группы:
1. документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, личные дела);
2. комерческие документы (коммерческие договоры, контракты, и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения, спецификация графика поставок и другие);
3. документы по обращениям граждан(предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Рассмотрим особенности оформления управленческих документов.
имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов).в этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.
Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление – установленным правилам.
Различают приказы по личному составу и по основной деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.
Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.Заголовочная часть приказа.полное или сокращенное должно соответствовать наименованию, закрепленным в учредительных документах или уставе предприятия. Полное и сокращенное наименование предприятия оформляется, как правило, с продольным расположением реквизитов, центрированным способом и специально не разделяется межстрочными интервалами, т.к. они являются двумя формами представления одного и того же реквизита, автора документа. Наименование вида документа оформляется прописными буквами центрировано или впечатывается, в том числе по шаблонам с использованием компьютерной техники в общий бланк центрированным способом. На бланке приказа название вида документа (ПРИКАЗ) печатается заранее типографическим способом, как правило, центрировано и полужирным шрифтом в разрядку. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа». оформляется цифровым способом и располагается обязательно от границы левого поля 1-2 строчками ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией на бланке. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер приказа оформляется на той же строке, что и дата, ближе к границе правого поля или над специальной ограничительной линией в бланке заголовочной части документа. Регистрационный номер представляет собой порядковый номер приказа в пределах календарного года. В оформлении данного реквизита ошибок не найдено.Место составления или издания приказа обязательно указывается, если по реквизиту «Наименование предприятия» и «Справочные данные об организации» невозможно точное его определение. Оформляется на следующей строке ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер». Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу приказа через 1-2 строки ниже реквизита «Место составления или издания документа» от границы левого поля или впечатывается в бланк приказа в момент изготовления документа в пределах площади обозначения ограничительными уголками.Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного (о создании, об утверждении) и состоит, как правило, из 3-5 строк напечатанных через один интервал. Содержательная часть приказа.по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующая часть) указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (распорядительная часть) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну распорядительную часть.Если приказ издается инициативным, то констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для» или с предлога «в связи», «с целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой ее частью. В приказе изданным во исполнении констатирующая часть начинается с предлогом «в соответствии», «на основании», «во исполнении». Содержит указание, названия вида документа и наименование организации управления, организации-автора, дату, индекс и заголовок к тексту документа во исполнении которого издается данный приказ. Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля ПРИКАЗЫВАЮ, который оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием. Распорядительная часть приказа составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Распорядительная часть приказа формулируется по такой речевой модели: Кому? Что сделать? К какому сроку?В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа своему заместителю или конкретному должностному лицу являющемуся специалистом в данном вопросе. Оформляющая часть приказа.оформляется через 2-3 строки ниже текста от границы левого поля и включает наименование должностного лица, подписавшего приказ (сокращенное, т.к. автор указан в заголовочной части); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию). Инициалы ставятся перед фамилией. проекта приказа оформляется до подписания, на первом экземпляре его проекта в нижней части оборотной стороны последнего листа. В состав визы входит: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Место визы согласования в левом нижнем углу ниже реквизита «Подпись». Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различие заключается в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая также как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.Распоряжение оформляется на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами являются наименование организации, наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись и виза согласования документа.Текст распоряжения не должен содержать предписаний носящих нормативный характер. Как и в приказах текст распоряжении состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.В первой части указывают основание издания распоряжения. В распорядительной части указывают ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, далее кому? (исполнительному или структурному подразделению), что сделать? (указывают конкретную работу) и до какого числа? (сроки ее окончания).Последний пункт распоряжения, как правило, является контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение осуществляющий контроль за исполнение данного распоряжения.Распоряжение подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.Распоряжение нумеруется порядковой нумерации в пределах календарного года отдельно от приказов.Порядок составления и оформления постановления в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которые печатаются отдельной строкой от поля прописными буквами.Реквизиты те же, что и в решении кроме наименования вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ.Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать.Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения (в договорах, в документах связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.)), на документах удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом).Помимо гербовой, организация может иметь ряд простых печатей, использующихся главным образом для внутренней документации учреждения (для удостоверения размноженных экземпляров распорядительных документов, справок, пропусков и др.)В настоящее время, в связи с распространением ПЭВМ, документы создаются с использованием компьютеров, других организационных средств техники. Черновые варианты документов составляют рукописным и машинописным способом на персональных компьютерах. Для составления документов используются пакеты Microsoft Office. При использовании текстового редактора Microsoft Office Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.Текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления документа:
Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.Для создания и редактирования табличных документов в отделе кадров используется такое программное средство как Microsoft Excel.Трафаретный текст обычно применяется для подготовки справок, актов, протоколов, а также некоторых видов писем.Поделитесь с Вашими друзьями:
ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ
В соответствии с учебным планом я проходила учебную практику в ЧПОУ «Финансово-экономический колледж» с 18.06.2022 г. по 24.06.2022 г.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Целью учебной практики является приобретение студентом специальных практических навыков, таких как:
— организация документационного обеспечения управления и функционирования организации;
— применение нормативных правовых актов в управленческой деятельности;
— подготовка проектов управленческих решений;
— обработка входящих и исходящих документов, их систематизация, составление номенклатуры дел и формирование документов в дела;
— подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.
Для освоения этих навыков были выполнены следующие задания:
- Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации
- Структура и функции служб документационного обеспечения управления
- ВВЕДЕНИЕ
- 1 Понятие и назначение службы ДОУ
- Основные задачи и функции службы ДОУ
- Нормативная регламентация службы ДОУ
- Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ
- СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации
Страница 1 из 84
ГБПОУ МО «Раменский колледж»
ОТДЕЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и
по производственной практике по профессиональному модулю (ПМ)
ПМ 01: «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»
группа 3ДОУ/14
Руководитель практики от колледжа:
______________ ___________________
подпись Ф.И.О.
Руководитель практики от организации
Раменское, 2017 г.
Введение 3
Раздел 1. Общее знакомство с организаций и службой ДОУ 4
Раздел 2. Составление организационно-распорядительной документации 7
Раздел 3. Организация документооборота и службы документационного обеспечения управления 9
Раздел 4. Секретарское дело (работа секретаря по бездокументному обслуживанию) 11
Раздел 5. Договорная работа 21
Вывод 23
Приложения 24
Целью практики являлось изучение особенностей организации документационного обеспечения управления и функционирования организации.
Практика проходила в группе компаний «Восток-Сервис» (140101, Московская обл., пос. Совхоза Раменское, ул. Михалевича, д. 114) в должности помощника секретаря.
Группа компаний «Восток-Сервис» – лидер российского и европейского рынка средств охраны труда, ведущий разработчик, производитель и поставщик спецодежды, спецобуви, СИЗ, инструмента, сопутствующих товаров и комплексных услуг.
«Восток-Сервис» – это международный холдинг, имеющий зарубежные активы в Чехии (компания Cerva Export Import a. s. ), Словакии (Cerva Slovakia), Польше (Cerva Poland), Венгрии (компания Vektor Kft. ), Италии (обувная компания Panda Sport srl. ), Индии (Cerva India).
Основное направление деятельности организации – производство и реализация спецодежды и спецобуви, а также средств индивидуальной защиты.
ЗАО ТД «Восток-Сервис» был образован в 1998 году, как филиал Ассоциации предприятий текстильной и легкой промышленности. За 19 лет Компания стала общепризнанным лидером на рынке спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты. В число клиентов компании входят крупнейшие российские предприятия. Ее стратегическими партнерами являются всемирно известные компании-производители: Ansell, 3M, Peltor, UVEX, Heckel, Securite, DuPont, Evonik, Plum, JSP, Honeywell, Cerva, Panda, Scott и другие.
В настоящие время российские активы «Восток-Сервис» – это собственная уникальная производственная база (8 швейных и 4 обувные фабрики), мощная сеть региональных представительств (120 филиалов), разветвленная розничная сеть (260 фирменных магазинов в 170 городах с численностью населения 100 тысяч человек) на территории России, Беларуси, Украины, Казахстана, Азербайджана.
Компания предлагает широкий перечень
Доступно только на Essays.club
Структура и функции служб документационного обеспечения управления
Федеральное государственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Омский промышленно-экономический колледж
по дисциплине «АРХИВОВЕДЕНИЕ»
на тему: Обеспечение сохранности документов
на бумажной основе
Выполнил: студент группы КДОУ-97
ВВЕДЕНИЕ
Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.
Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;
Рассказать о службе документационного обеспечения управления;
Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;
Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;
Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;
1 Понятие и назначение службы ДОУ
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Основные задачи и функции службы ДОУ
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Нормативная регламентация службы ДОУ
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.
После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
3. Общий отдел.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
В функции секретариата входит:
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.
К его функциям относятся:
разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
подготовка обращений к рассмотрению руководством;
контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Выполняя курсовую работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.
Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.
В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. — 272с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007. -224 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003
6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. — М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал „Управление персоналом“, 2003. – 408 с.
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.
10 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.
